Pravica do seznanitve z lastnimi OP

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi s pravico dostopa do osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas (podatki o tem kdo, kdaj in zakaj vas je preverjal). Kot ste navedli, se zadeva nanaša na enega od centrov za socialno delo, kjer so vas na podlagi lažnega pisanja nekdanje partnerke preverjali na vse mogoče strani, sedaj pa vam tega podatka nočejo posredovati. Inšpektorat za socialno delo, ki je pristojen za navedeni nadzor, vam je odgovoril, da vložite zahtevo na dotični center, s čimer se ne strinjate. Prav tako vam dotični center, kjer vas obravnavajo kot drugorazrednega državljana, ne dovoli vpogledati v dokumentacijo, v kateri ste omenjeni vi in vaši otroci. Zanima vas, kam se naj obrnete, da bi nekdo preveril te podatke oz. ali ste sploh upravičeni do teh podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Po členu 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov ima vsakdo pravico dostopa do podatkov, ki se obdelujejo v zvezi z njim. Pravico do seznanitve z osebnimi podatki otroka lahko zanj uveljavljalo starši kot njegovi zakoniti zastopniki, če jim starševska skrb ni bila odvzeta ali omejena.

Zahteva za dostop do podatkov se vloži pri konkretnem upravljavcu (v vašem primeru pri pristojnem centru za socialno delo).

Kot je razvidno iz dopisa, bi želeli prejeti določene podatke v zvezi z vami, ki jih ima pristojni center za socialno delo. Glede tega pripominjamo, da ima vsak pravico do seznanitve s svojimi lastnimi osebnimi podatki. Pravico dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ureja člen 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Tako mora upravljavec posamezniku na njegovo zahtevo (1) podati potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, (2) omogočiti dostop do njihove vsebine in (3) tudi naslednje informacije:

1. namene obdelave;
2. vrste zadevnih osebnih podatkov;
3. uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;
4. kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
5. obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;
6. pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu (tj. IP);
7. kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;
8. obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Upravljavec mora posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Če se zahtevo za dostop do osebnih podatkov predloži z elektronskimi sredstvi in če posameznik ne zahteva drugače, mu mora upravljavec informacije zagotoviti v elektronski obliki, ki je splošno uporabljana (člen 15(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Po mnenju IP pravica do seznanitve iz člena 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov ne omogoča tudi pravice do pridobitve podatkov o zaposlenih osebah pri upravljavcu, ki so vpogledovale ali drugače obdelovale osebne podatke posameznika. Zakonitost obdelave znotraj upravljavca presoja IP v inšpekcijskem postopku.

Pri pisanju zahteve lahko uporabite obrazec, ki ga je pripravil IP in je dostopen na spletni strani www.ip-rs.si preko povezave https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ pod navedbo »Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki (obrazec P-SLO).

Upravljavec se mora na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja in mora v vsakem primeru posredovati informacije oz. zavrnilni odgovor v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev (člen 12(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Zahtevo je možno zavrniti, če niso izpolnjeni osnovni pogoji za seznanitev (npr. ker ne gre za osebne podatke), če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana ali če so v ustavi, mednarodnih aktih ali področnih zakonih določene posebne izjeme (tako tudi člen 23 Splošne uredbe o varstvu podatkov). Zoper molk upravljavca (tj. če posamezniku ne odgovori v zakonskem roku) ali zoper zavrnilni odgovor upravljavca je mogoča pritožba. Za njeno reševanje je pristojen IP. Pritožbo zaradi molka lahko vložite pri IP, pri čemer roka za vložitev pritožbe ni. Pritožbo zaradi zavrnitve je treba vložiti v 15 dneh od prejema zavrnilnega odgovora.

Pravica do seznanitve iz člena 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov omogoča tudi pridobitev podatkov o lastnih otrocih. Če je bila enemu od staršev vzeta starševska skrb, ta ne more zahtevati seznanitve z osebnimi podatki otroka. CSD lahko staršem to pravico odreče tudi, če utemeljeno oceni, da bi bil vpogled v navedene podatke v nasprotju s koristmi otroka. Pravica do seznanitve z lastnimi podatki je lahko tudi omejena, med drugim zaradi varstva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali pravic in svoboščin drugih (tako člen 23 Splošne uredbe o varstvu podatkov), zato mora biti upravljavec (konkretno CSD) pozoren na to, ali konkreten dokument vsebuje osebne podatke drugih posameznikov, s katerimi se posamezniki oz. starši ne smejo seznaniti (v tem delu se, če je to mogoče, dokument anonimizira oz. se prekrije takšne osebne podatke).

Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, kako jo uveljavljati in več informacij glede pritožbe lahko pridobite na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani https://www.ip-rs.si/vop/. V zvezi z seznanitvijo z osebnimi podatki otroka si lahko preberete mnenja, št. 07120-1/2020/140 z dne 3. 3. 2020, št. 07121-1/2020/2059 z dne 16. 11. 2020, št. 0712-1/2019/1241 z dne 21. 5. 2019. Načeloma lahko starši kot zakoniti zastopniki otroka to pravico uveljavljajo za otroka, če jim starševska skrb ni bila odvzeta ali omejena.

Prav tako so vsa ključna področja, ki jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/. Tu lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                                Mojca Prelesnik,

                                                                                                informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.