Posredovanje zvočnega posnetka občinske seje svetniku

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste prejeli zaprosilo občinskega svetnika za poslušanje zvočnega posnetka občinske seje, da bi lahko v okviru priprave na naslednjo redno sejo občinskega sveta, svetnik sam preveril skladnost magnetograma s posnetkom. Glede na vaše pojasnilo, se občinske seje skladno s poslovnikom snemajo zaradi priprave magnetograma. Pred začetkom same seje, župan prebere obvestilo, da se seja snema zaradi priprave magnetograma in da se s prisotnostjo na seji šteje, da so osebe privolile v snemanje, v primeru izraženega zadržka pa se bo posnetek glasu tega posameznika izbrisal. Po vaši praksi se posnetki po izdelavi magnetograma uničijo, česar pa poslovnik izrecno ne določa. Poslovnik poslušanja posnetkov s strani svetnikov ne predvideva, zato ste na naslednji občinski seji sprejeli sklep, v skladu s katerim občina soglaša, da konkretno določen občinski svetnik (ime, priimek) lahko posluša posnetek konkretno določene seje občinskega sveta v prostorih občinske uprave, občinska uprava pa preveri glede soglasij prisotnih, če je to potrebno. Menite, da so občinski svetniki s tem, ko so izglasovali naveden sklep, podali svoje soglasje za poslušanje posnetka v konkretnem primeru – zanima pa vas ali morate pridobiti tudi soglasja drugih prisotnih, ki niso občinski svetniki. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem.

Glede dostopa do posnetkov seje občinskega sveta s strani občinskega svetnika se je IP opredelil v mnenju št. 07121-1/2021/257, z dne 11.02.2021 – kjer v relevantnem delu izhaja: 

»V primeru, ko posnetke zahteva občinski svetnik v zvezi s svojimi nalogami in pristojnostmi občinskega svetnika gre za obdelavo osebnih podatkov s strani upravljavca ter za obveznost upravljavca, da poskrbi za ustrezne ukrepe zavarovanja osebnih podatkov pri obdelavi. Med te ukrepe sodi tudi ustrezna ureditev vprašanja, kdo in na kakšen način lahko v okviru organov občine in občinske uprave dostopa do podatkov in dokumentov. Smiselno je, da ima občina ta vprašanja ustrezno urejena v svojih internih aktih. V kolikor torej občinski svetnik zahteva dostop do dokumentov ali posnetkov sej na podlagi poslovnika oz. internega akta v zvezi z delom občinskega svetnika je sam tehnični način izvedbe odvisen od ureditve na ravni občine in ga IP v mnenju ne more odrediti. Vsekakor pa je občinski svetnik upravičen obdelovati vse tiste osebne podatke, ki jih potrebuje v zvezi z opravljanjem nalog občinskega svetnika, teh podatkov pa ne sme brez ustrezne pravne podlage razkrivati tretjim osebam.«

Glede vašega vprašanja – ali morate za poslušanje posnetka v tem primeru pridobiti tudi soglasja prisotnih – pojasnjujemo, da kolikor gre za dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca (občinski svet je del občine, ki je upravljavec osebnih podatkov), potem je treba zagotoviti zlasti pogoje za varno obdelavo osebnih podatkov (kot izhaja zgoraj). Dodatne privolitve v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe, za namen notranjega dostopa, ki je potreben za izvajanje nalog in pristojnosti občinskega sveta ni treba zagotoviti.

Če pa menite, da v konkretnem primeru obstajajo posebna tveganja za pravice in svoboščine posameznikov – zlasti z vidika skladnosti z načeli poštene in pregledne obdelave osebnih podatkov – je pravilno, da v zvezi s konkretnim dostopom obvestite vse posameznike, ki so bili prisotni na seji in jim objasnite zlasti njihove pravice v zvezi s konkretno obdelavo osebnih podatkov. Pri tem pojasnjujemo, če je osnovna pravna podlaga za snemanje in hrambo posnetka za pripravo magnetograma – privolitev posameznikov, skladno s členom 6(1)(a) Splošne uredbe, potem imajo posamezniki možnost kadarkoli umakniti svojo privolitev (pravica do umika privolitve). Če pa je pravna podlaga za snemanje in hrambo posnetka do priprave magnetograma utemeljena v okviru podlage po določbi 6(1)(e) Splošne uredbe – obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali izvajanje javne oblasti – potem imajo posamezniki na voljo zlasti tudi pravico do ugovora po členu 21 Splošne uredbe.

Lep pozdrav,

Pripravil:

Anže Novak, univ. dipl. prav.

Svetovalec pooblaščenca za preventivo

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka