Posredovanje seznama članov društva občini

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi s posredovanjem seznama članov društva občini zaradi občinskega razpisa. Menite namreč, da bi šlo za prekomerno obdelavo osebnih podatkov, če bi v skladu z zahtevo na občinskem razpisu predložili občini seznam vseh vaših članov, zato ste svojo vlogo vložili brez seznama. Navajate tudi, da niti ni znano koliko časa občina te podatke hrani. Občina je vašo vlogo zavrgla kot nepopolno. Zanima vas, na kateri pravni podlagi sme občina zbirati sezname članov društev v zvezi z njihovim razpisom?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP pa v okviru neobvezujočega mnenja ni pristojen presojati zakonitosti obdelav osebnih podatkov v konkretnem primeru. Slednje lahko stori le v inšpekcijskem ali drugem ustreznem postopku.

Pojasnjujemo, da je IP odgovor na vprašanje podobno vašemu podal v smernicah: Društva in varstvo osebnih podatkov (stran 17), kjer izhaja naslednje pojasnilo:

IP je prejel mnogo vprašanj, ko so občine od društev, ki so se prijavila na sofinanciranje njihovih programov, zahtevale različne zbirke osebnih podatkov (npr. seznam članov, ki imajo stalno prebivališče v občini, seznam članov, ki so izpolnili članske obveznosti itd.). Ali lahko društvo tak seznam posreduje občini?

Občina ima pravno podlago v Zakonu o lokalni samoupravi (ZLS), da zbira in obdeluje osebne podatke, ki so (nujno) potrebni za sprejem odločitve glede sofinanciranja programa in nadzora nad skladno porabo sredstev. V navedenem obsegu je občina do podatkov upravičena po zakonu. Društvo pa je dolžno pred posredovanjem preveriti (in oceniti), katere podatke bo posredovalo, da bodo relevantni glede na razpis (od katerih je torej odvisen uspeh na razpisu).

Mnenja na to temo so objavljena tudi v Iskalniku po mnenjih na spletni strani IP:

• Posredovanje OP članov občini, mnenje št. 07121- 1/2020/202, z dne 13.02.2020
• Posredovanje OP članov društva občini, mnenje št. 0712-1/2019/944, z dne 21.04.2019
• Posredovanje seznama članov društva občini, mnenje št. 07121-1/2020/8223, z dne 23. 01.2020
• Posredovanje OP za prijavo na razpis, mnenje št. 0712-1/2019/710, z dne 31.03.2019
• Posredovanje OP članov društva občini, mnenje št. 0712-1/2019/944, z dne 23.04.2019

Ob zgoraj navedenem poudarjamo, da mora občina pri zbiranju in obdelavi osebnih podatkov upoštevati tudi načelo sorazmernosti, kar pomeni, da mora izbrati najmilejše sredstvo z vidika posega v varstvo osebnih podatkov. Navedeno izhaja zlasti tudi iz načela najmanjšega obsega podatkov, po katerem morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Tako je primerneje, če občina za namen preverjanja pogojev v razpisih naredi zgolj vpogled v dokazila, če vpogled zadostuje za preverjanje izpolnjevanja razpisnih pogojev – oziroma izbere tak način, ki je manj invaziven in s tem prepreči, da po nepotrebnem ne hrani dvojnikov seznamov članov za namen razpisov.

Lep pozdrav,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka

Pripravil:

Anže Novak, univ. dipl. prav.

Svetovalec pooblaščenca za preventivo