Posredovanje podatkov o zaposlenih Svetu šole

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 8. 9. 2021 prejeli vaše vprašanje o tem, katere osebne podatke lahko iz vodstva osnovne šole posredujete Svetu šole, ki vas je prosil za dokument z imeni in priimki zaposlenih ter razporeditvijo delovnih mest, ker želijo imeti vpogled zaradi izvajanja »svojih zakonsko določenih nalog oziroma pristojnosti«.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pri tem še pojasnjujemo, da IP izven inšpekcijskega postopka ali pritožbenega postopka po ZDIJZ ne more podajati dokončnih mnenj o konkretnih primerih obdelave osebnih podatkov.  

V vašem primeru gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca. Vodstvo šole lahko Svetu šole posreduje:

- vse osebne podatke zaposlenih, za katere šola oceni, da so neizogibno potrebni za izvajanje konkretne zakonite naloge ali pristojnosti Sveta in

- v vsakem primeru tudi podatke, ki so javni v skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja.

Posredovanje poimenskega seznama z razporeditvijo delovnih mest v nobenem primeru ni sporno.

Člani Sveta šole morajo poskrbeti, da se pridobljeni podatki ne razkrivajo tretjim osebam izven šole, če za to ni ustrezne pravne podlage.

O b r a z l o ž i t e v:

1. Vprašanje, katere osebne podatke zaposlenih je dopustno posredovati Svetu šole je odvisno od tega, katere podatke ima Svet v mislih, kateri podatki so na voljo, za kakšen konkretni (!) namen so podatki potrebni in ali ta namen spada v zakonito pristojnost Sveta šole. Zato vam vseh možnih podatkov, ki bi lahko prišli v poštev, ne moremo našteti.

Na splošni ravni je pravna podlaga za tovrstno notranjo izmenjavo podatkov podana v (c) točki (»potreba po izpolnitvi zakonske obveznosti«) in (e) točki (»potreba po izvajanju nalog v javnem interesu«) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi z Zakonom o osnovnih šoli (ZOsn) in Zakonom o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI – npr. 48. člen) ter morebitnimi drugimi zakoni (npr. četrti odstavek 9. člena ZVOP-1).

Tudi če Svet šole v nekem konkretnem primeru glede določenih osebnih podatkov ima pravno podlago, je treba pri posredovanju osebnih podatkov upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

2. Za določene osebne podatke, ki so javni že po določbah ZDIJZ, Svet šole ne potrebuje posebne pravne podlage iz prejšnje točke. To so tisti osebni podatki zaposlenih, ki so »povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnih uslužbencev« in zato niso varovani. To izhaja iz 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Primeri takih podatkov so sistemizacije, plače, poročila o delu, razporeditve dela, interna pooblastila, pogodbe o zaposlitvi (del), delovno pravni sklepi (del), delovne napotitve, dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela ipd. To pa ne velja za podatke, ki so zasebne narave in niso neposredno in tesno povezani z delovnim razmerjem ali z izplačili (npr. življenjepis, domači naslov, osebna kontaktna številka, družinsko stanje, zdravstveni podatki itd.). Pritožbena praksa glede (ne)javnosti podatkov je dostopna na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/vodnik-po-praksi-informacijskega-poobla%C5%A1%C4%8Denca. 

3. Sklicujemo se tudi na mnenje, ki se sicer na naša na Svet staršev št. 07121-1/2020/1025 in na mnenje št. 0712-3/2018/3684. Obe mnenji sta dostopni na spletni strani IP, s pomočjo iskalnika po mnenjih.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka