Posredovanje osebnih podatkov oziroma dokazil komunalnemu podjetju

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov komunalnemu podjetju. Zanima vas, ali lahko komunalno podjetje zahteva podatek o tem, zakaj je določena oseba odjavljena iz stalnega prebivališča. Prilagate obrazec, iz katerega je razvidno, da za vzrok spremembe zahtevajo dokazilo. Sprašujete, ali ima komunalno podjetje zakonsko podlago za zbiranje tovrstnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem pa IP poudarja, da konkretnih obdelav osebnih podatkov izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnega postopka ne more dokončno presojati.

Če je podatek o spremembi oseb v gospodinjstvu relevanten za zaračunavanje določenih komunalnih storitev, je komunalno podjetje lahko upravičeno do dokazila o spremembi/prijavi prebivališča (npr. ustrezno potrdilo upravne enote), ne pa tudi do razloga za to (npr. do celotne najemne pogodbe, pogodbe o oskrbi v socialno varstvenem zavodu in podobno).

O b r a z l o ž i t e v:

Komunalno podjetje kot izvajalec gospodarske javne službe mora imeti za pridobivanje, uporabo in hrambo osebnih podatkov ter dokazil o stalnem, začasnem ali dejanskem prebivališču oziroma dokazil o spremembah teh podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago iz člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov (npr. privolitev, potrebnost za sklenitev ali izvajanje pogodbe, zakon oziroma izvajanje javnih nalog). Zato predlagamo, da pri komunalnem podjetju najprej preverite, na kakšni pravni podlagi in za kakšen namen od vas zahteva navedene podatke oziroma dokazila.

IP pojasnjuje, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (člen 5(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Uporaba tega načela pri zbiranju dokazil pomeni, da se dokazovanje pravno relevantnih dejstev izvaja le z minimalnim obsegom osebnih podatkov, ki je potreben za prepričanje o obstoju določenega zatrjevanega dejstva.

IP meni, da komunalno podjetje načeloma ni upravičeno do podatka o tem, zakaj se je posamezna oseba odjavila iz določenega gospodinjstva, lahko pa je upravičena do samega podatka o spremembi števila oseb v določenem gospodinjstvu. Če je torej podatek o spremembi oseb v gospodinjstvu relevanten za zaračunavanje določenih komunalnih storitev, je komunalno podjetje lahko upravičeno do dokazila o spremembi/prijavi prebivališča (npr. ustrezno potrdilo upravne enote), nikakor pa ne tudi do razloga za to (npr. do celotne najemne pogodbe, pogodbe o oskrbi v socialno varstvenem zavodu in podobno).

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka