Podpis na uradnem obvestilu

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) prejel vaše zaprosilo za mnenje glede podpisa na uradnem obvestilu komunalnega podjetja. Zaradi slabe ločljivosti fotografije vsebina ni razvidna.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem. IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more ugotavljati ali potrjevati skladnosti posameznih dokumentov s področja varstva osebnih podatkov ali presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Slednje lahko stori le v ustreznem inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku.

Kolikor je razvidno iz vašega dopisa vas moti, da obvestilo, ki ste ga prejeli, nima podpisa. IP ugotavlja, da podpis na uradnem dokumentu utrjuje njegovo avtentičnost in s tem kaže na njegovo veljavnost. Predpisi urejajo zlasti uradno komunikacijo z organi, sodišči, nosilci javnih pooblastil, ki odločajo o pravicah in obveznostih strank ipd. Tako na primer Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP) zahteva lastnoročni podpis na vlogi, ki jo vloži stranka na organ (2. odst. 63. Člena ZUP) – zlasti zato, da lahko uradna oseba potrdi avtentičnost vloge in identiteto stranke. Ob tem pa pojasnjujemo, da vprašanja avtentičnosti dokumentov in njihova verodostojnost za nek postopek, ne sodi na področje varstva osebnih podatkov. Varstvo osebnih podatkov je namreč človekova pravica, ki varuje informacijsko zasebnost posameznika. V tem okviru deluje IP. IP torej ne more dajati mnenja z vidika avtentičnosti obvestil, ker to sodi na področje uradnega poslovanja, za kar pa IP ni pristojen.

Upamo na vaše razumevanje in vas lepo pozdravljamo,

Pripravil:

Anže Novak

Svetovalec pooblaščenca za preventivo

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka