Podatki drugega delavca na pogodbi o zaposlitvi

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali se v pogodbi o zaposlitvi, pri razlogu začasno odsotnega delavca/nadomeščanju (npr. zaradi bolniške ali porodniške) navede tudi celotno ime in priimek tega začasno odsotnega delavca, ali je to zaradi varstva osebnih podatkov lahko sporno, in se navede npr. samo začetnici imena in priimka (npr: "od 1. 9. 2020 do vrnitve delavke Marije Novak nazaj na delovno mesto")?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem. IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more ugotavljati ali potrjevati skladnosti posameznih dokumentov s področja varstva osebnih podatkov ali presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Slednje lahko stori le v ustreznem inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku.

V delovnih razmerjih velja, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (48. člen Zakona o delovnih razmerjih, Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop; v nadaljevanju ZDR-1).

Temeljno načelo varstva osebnih podatkov je, da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“; člen 5(1)(c) Splošne uredbe). Po drugem odstavku istega člena, je upravljavec odgovoren za skladnost z odstavkom 1 in je to skladnost tudi zmožen dokazati („odgovornost“; člen 5(2) Splošne uredbe).

Kot navedeno uvodoma, IP v okviru mnenja ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov. Glede vašega vprašanja lahko na splošno pojasnimo, da je delodajalec (kot upravljavec osebnih podatkov) dolžan izkazati, da je v konkretnem primeru spoštoval načelo najmanjšega obsega podatkov, torej, da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Razlogi in ugotovitev, da je bilo v konkretnem primeru spoštovano to načelo je torej predmet presoje vseh okoliščin primera, ki jih je dolžan izkazati upravljavec.

S spoštovanjem,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka