Podatek o zaposlenem v raportno knjigo pri SVZ

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 2. 9. 2019 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem (povzetek), ali je dopustno, da se v informatizirano raportno (predajno) knjigo vpiše tudi osebno ime in delovno mesto zaposlenega, čeprav se knjiga nanaša le na uporabnike storitev in je namenjena le njihovi obravnavi. Vanjo se sicer ne vpisujejo osebna imena zaposlenih. Zgodilo se je, da je nekdo v knjigo vpisal tudi zaposlenega in njegovo delovno mesto brez privolitve, a ga kasneje ni hotel izbrisati.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Vpisovanje podatkov o zaposlenih v interne zbirke osebnih podatkov pri SVZ se tiče notranjega upravljanja z zbirkami osebnih podatkov. SVZ kot upravljavec je tisti, ki določa namene in sredstva ter obseg obdelave osebnih podatkov, tudi o zaposlenih.  

Načeloma ni sporno, če se v interno zbirko podatkov, ki sicer ni posebej zakonsko urejena, z legitimnim namenom (npr. potrebe spremljanja dela z uporabniki) vpiše osebno ime in delovno mesto zaposlenega. To še toliko bolj velja, če gre za javni zavod, saj osebno ime in delovno mesto nista varovana osebna podatka.    

Dokončni odgovor je odvisen od namena vpisa, od subjekta, ki je to storil in v čigavem imenu ter od posledic vpisa. To lahko IP presoja le v morebitnem inšpekcijskem postopku.

Če prizadeta oseba meni, da bi moral upravljavec (SVZ) podatek izbrisati, ker so za to izpolnjeni pogoji po 17. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov, lahko pri upravljavcu vloži zahtevo za izbris.

O b r a z l o ž i t e v:

Raportna knjiga je – odvsno od konkretne vsebine in namena vodenja – zakonita zbirka osebnih podatkov pri izvajalcih zdravstvenih in socialno varstvenih storitev, ki pa ni posebej zakonsko urejena. To pomeni, da tudi ni omejena s točno določenim naborom osebnih podatkov, ki se v njej lahko vodijo. Če se k podatkom o stanju uporabnikov in nudenih storitvah pripišejo osnovni podatki o zaposlenih, katerih delovne naloge spadajo v oskrbo uporabnikov, tak zapis načeloma ni problematičen z vidika varstva osebnih podatkov. To še posebej velja, če gre za javnega uslužbenca in če je bil namen vpisa v zvezi s pravicami in obveznostmi iz delovnega razmerja.

Ker pa pri IP ne vemo, kdo je izvedel vpis, s kakšnim namenom, v čigavem imenu (v lastnem ali v imenu delodajalca) ter kakšni so učinki tega vpisa, vam žal ne moremo ponuditi dokončnega odgovora. To bi bilo možno le v inšpekcijskem postopku, pri katerem bi se seznanili z vsemi okoliščinami konkretnega primera.

O javnosti določenih podatkov v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca je na spletni strani IP na voljo vodnik po praksi s področja dostopa do informacij javnega značaja in tudi izdane drugostopenjske odločbe po ZDIJZ.

Izbris osebnih podatkov je možno zahtevati le pod določenimi pogoji – poenostavljeno, če ni (več) pravne podlage ali če ni zakonitega namena za vodenje določenega osebnega podatka v zbirki osebnih podatkov. Pravica do izbrisa je urejena v 17. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. Če posameznikovo zahtevo upravljavec zavrne ali če nanjo ne odgovori v enem mesecu, lahko posameznik vloži pritožbo pri IP.

Prijazen pozdrav,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka