Pošiljanje plačilnih list na privatne e-naslove

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem navajate, da v podjetju raziskujete možnost, da bi svojim zaposlenim plačilne liste začeli pošiljati elektronsko na njihove privatne e-naslove.  Pojasnjujete, da bi pridobili soglasje zaposlenih ter prosite za informacijo oz. navodilo, kakšne zahteve bi morali izpolnjevati z vidika IT, da bi bilo pošiljanje plačilnih list preko e-naslova varno.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uvodoma pojasnjujemo, da lahko konkretno presojo glede vašega vprašanja opravimo zgolj v okviru postopka inšpekcijskega nadzora. IP namreč ne sme in ne more prevzeti odgovornosti posameznih subjektov za njihovo poslovanje, podobno kot to velja za druge inšpekcijske organe. Zato poudarjamo, da IP v mnenju ne more namesto upravljavca presojati, ali bi bilo posamezno ravnanje upravljavca utemeljeno, to je naloga in odgovornost upravljavca. Zato vam v nadaljevanju podajamo zgolj splošna pojasnila ter vas napotujemo na mnenja, v katerih je IP že odgovoril na podobna vprašanja. Konkretno presojo pa mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov.

Mnenje IP št. 07121-1/2020/374 dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a4879e5f4

Mnenje IP št. 07121-1/2020/1516 dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a57a3bdb6

Mnenje IP št. 07121-1/2020/2129 dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a64136ec3

Mnenje IP št. 0712-1/2019/1555 dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a38d384a0

Hkrati vas napotujemo na smernice IP za varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki vsebujejo odgovore na najpogosteje zastavljena vprašanja, s katerimi se srečujejo delavci in delodajalci, ki so vam lahko v pomoč: www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih ter smernice IP glede zavarovanja osebnih podatkov, ki so dostopne na https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf

V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka