Pošiljanje opominov knjižnice po elektronski pošti

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nas kot javna knjižnica sprašujete glede pošiljanja opominov preko elektronske pošte uporabnikom, ki so zamudili rok vrnitve gradiva in je pri tem nastal finančni dolg. Trenutno knjižnica skladno s pravilnikom o splošnih pogojih poslovanja pošilja opomine uporabnikom po pošti. Pojasnjujete, da je veliko vaših uporabnikov sporočilo naslov svoje elektronske pošte, ki ga po vpisu v sistem Cobiss ponastavijo sami in določijo svoje geslo. Takšna registracija jim nato omogoča dostop do storitev kot npr.  "Moja knjižnica" in mCobiss. Zanima vas, ali lahko v svoj pravilnik o splošnih pogojih poslovanja zapišete, da se člana na vrnitev gradiva opozori s pisnimi opomini, poslanimi po pošti ali elektronski pošti. Zanima vas tudi, ali naj na nov način pošiljanja opominov (po e-pošti namesto priporočeno po klasični pošti) člane obvestite ob prvem poslanem opominu na e-poštni naslov ali pa ob predhodni najavi novega načina pošiljanja (najavo bi poslali po e-pošti).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Knjižnice imajo za potrebe izvajanja svoje dejavnosti pravico zbirati in obdelovati (med drugim tudi) naslov elektronske pošte, v kolikor ga posameznik prostovoljno poda. Na takšen e-naslov lahko pošljete opomin, vendar morate pred samim začetkom tovrstnega načina obveščanja članov posameznike obvestiti o nujnih informacijah o obdelavi njihovih osebnih podatkov, ki jih zahteva 13. člen Splošne uredbe.

Obrazložitev

Zakon o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01, 96/02 – ZUJIK in 92/15; v nadaljevanju ZKnj-1) v tretjem odstavku 15. člena med drugim določa, da imajo knjižnice za potrebe izvajanja svoje dejavnosti, zavarovanja knjižničnega gradiva ter nudenja posebnih ugodnosti določenim kategorijam članov pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbirajo in obdelujejo naslednje osebne podatke svojih članov: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega oziroma začasnega bivališča, kategorijo člana, podatke za obveščanje (telefonska številka oziroma naslov elektronske pošte). Z osebno privolitvijo člana lahko zbirajo tudi podatek o izobrazbeni ravni, ki ga uporabljajo za potrebe načrtovanja nabave knjižničnega gradiva ter organizacije storitev za ciljne skupine članov.

Osebno ime, rojstni podatki in naslov so po mnenju IP obvezni podatki, med tem ko to ne velja za telefonsko številko ali naslov e-pošte. Namen slednjih je v obveščanju člana, česar pa član ni dolžan sprejeti (torej tudi ne razkriti kontaktnih podatkov).

V kolikor pa posameznik prostovoljno poda svoj elektronski naslov, ga knjižnica lahko hrani in uporablja za zakonski namen že po samem zakonu (torej na podlagi tretjega odstavka 15. člena ZKnj-1) za potrebe izvajanja svoje dejavnosti, med katero nedvomno sodijo procesi, povezani z zagotavljanjem storitev, ki jih knjižnica omogoča svojim članom (vključno torej z opozarjanjem na zapadle obveznosti).

Namen uporabe elektronskega naslova za pošiljanje (prvega in drugega) opomina lahko zapišete v svoj pravilnik, sama pravna podlaga za obdelavo v ta namen pa izhaja že iz zakona.

Seveda pa morajo biti posamezniki jasno in nedvoumno obveščeni o vseh pomembnih vidikih obdelave njihovih osebnih podatkov. 13. člen Splošne uredbe določa nabor informacij, ki jih mora upravljavec osebnih podatkov zagotoviti posamezniku, kadar se osebni podatki pridobijo od njega, med drugim identiteto in kontaktne podatke upravljavca; namene in pravno podlago za obdelavo; uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov ter nadalje tudi obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; obstoj pravice do preklica privolitve; pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu.

V zvezi z vsemi obveznimi informacijami, ki jih morate zagotoviti posameznikom, si natančno oglejte določbo prvega in drugega odstavka 13. člena Splošne uredbe.

Če posamezniki do sedaj niso prejemali opominov na e-naslov oziroma niso eksplicitno vedeli, da bodo njihovi e-naslovi uporabljeni v ta namen, jih morate o tej "novi" uporabi e-naslovov obvestiti najmanj pred pošiljanjem dejanskih opominov. Priporočljivo je tudi, da sprejmete ukrepe, da zagotovite, da bodo posamezniki dejansko prejeli vaš opomin po e-pošti (torej da so podali takšne e-naslove, ki so točni in ažurni), posebej v luči dejstva, da ob navedbi svojega e-naslova niso vedeli, da se jim bo nanje pošiljalo tudi opomine.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov