Obveznost zbirk osebnih podatkov

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas seznanjate, da z namenom lažjega poslovanja in organizacije dela razmišljate, da bi v skladu s Smernicami o preverjanju PCT pogojev za delodajalce ustvarili seznam podatkov zaposlenih glede izpolnjevanja PCT pogojev. Zanima vas, ali morate v zvezi s tem odpreti novo zbirko osebnih podatkov ter nas o tem obvestiti.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne sme presojati. 

Uvodoma pojasnjujemo, da predstavlja »obdelava« osebnih podatkov skladno z 2. točko 4. člena Splošne uredbe vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

Nadalje pojasnjujemo, da v zvezi z vodenjem zbirk podatkov, za katere se uporablja Splošna uredba, kot ugotavljate že sami, ni potrebno prijaviti zbirk v register zbirk podatkov pri IP, prijava s 25.5.2018 namreč glede na določbe Splošne uredbe ni več obvezna. Opozarjamo pa, da Splošna uredba predpisuje vodenje t.i. evidence dejavnosti obdelave, skladno s 30. členom Splošne uredbe, ki jo mora upravljavec nadzornemu organu predložiti na njegovo zahtevo. Več informacij o evidencah dejavnosti obdelave lahko najdete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/evidenca-dejavnosti-obdelave/. 

IP vas med drugim napotuje še na odgovor na vprašanje št. 5 iz Smernic o preverjanju PCT pogojev za delodajalce oziroma upravljavce, kjer v odgovoru na vprašanje pojasnjujemo, na kakšen način mora potekati obdelava osebnih podatkov s strani upravljavcev, kadar se le ti odločijo za izdelavo seznamov kot pomoč pri preverjanju izpolnjevanja pogojev PCT, da bi bila tovrstna obdelava skladna s Splošno uredbo ter temeljnimi načeli varstva osebnih podatkov. Smernice so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice%20PCT.pdf

V upanju, da ste prejeli odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka