Objava OP zaposlenih na oglasni deski

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da delodajalec na oglasni deski vsak mesec objavi mesečni razpored dela za vse zaposlene, na katerem so naslednji podatki:

1. priimek in ime,
2. številka delavca,
3. izmene, v kateri dela delavec na posamezen dan,
4. bolniške odsotnosti,
5. koriščenje nadur in prazničnih ur,
6. koriščenje vseh vrst dopustov,
7. proste dneve in
8. ostale obveznosti.

Zanima vas, ali sme delodajalec objaviti takšen mesečni razpored dela na oglasni deski v organizacijski enoti, kjer je delavec zaposlen. Navajate, da objavljen razpored dela za vse delavce vidijo vsi zaposleni v tej organizacijski enoti ter morebitni obiskovalci.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da izven konkretnih inšpekcijskih ali drugih upravnih postopkov ne sme presojati ustreznosti ravnanja posameznega upravljavca. Presoja zakonitosti posameznih obdelav oziroma spoštovanje zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov se namreč opravi v postopku inšpekcijskega nadzora, v katerem so udeležencem postopka zagotovljene vse varovalke in procesne pravice. Mnenja IP pa so namenjena podaji načelnih in splošnih stališč glede interpretacije določb predpisov, ki se nanašajo na varstvo osebnih podatkov.

Objava osebnih podatkov delavcev na oglasni deski predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov. Za vsako obdelavo pa mora imeti upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov (privolitev, pogodba, in zakon itn.).

Za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih je relevanten predvsem 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), skladno s katerim se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec mora med drugim upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz člena 5(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. To pomeni, da lahko delodajalec na zakonski podlagi osebne podatke delavca o izmenah, prisotnostih oziroma odsotnostih obdeluje le pod pogojem, da je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Ob tem je treba upoštevati, da je v primeru javne objave, ko so torej osebni podatki delavcev vidni tudi npr. obiskovalcem, poseg v zasebnost večji ter mora biti v konkretnem primeru uravnotežen s pravicami in svoboščinami delavcev. Delodajalec mora torej glede na konkretne okoliščine in potrebe delovnega procesa presoditi, ali je objava določenih osebnih podatkov delavcev potrebna in sorazmerna glede na zakonit cilj.

Delodajalec lahko torej delavce znotraj posamezne organizacijske enote seznanja z razporedi dela, iz katerih je razvidno osebno ime delavca in njegova zadolžitev, s predvideno ali nepredvideno odsotnostjo posameznega delavca in v določenih primerih tudi z razlogom za odsotnost (npr. službena pot, dopust, daljša druga odsotnosti), če je takšno obveščanje potrebno ter povezano z delom, ki ga delavec opravlja, in z dolžnostjo delodajalca, da delavcem zagotovi pravico do obveščenosti. V primeru, ko gre za javne uslužbence in je delodajalec zavezanec za posredovanje informacij javnega značaja, bi bil podatek o času in razlogu odsotnosti delavca, če bi šlo za razlog službene narave (npr. odsotnost zaradi službene poti), lahko dostopen tudi javnosti. Gre namreč za podatke, ki so povezani z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca in za podatke o porabi javnih sredstev, ki na podlagi tretjega odstavka 6. člena Zakona o dostopu informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo; s spremembami in dopolnitvami) ne sodijo med varovane osebne podatke.

Če delodajalec presodi, da zgoraj navedeni pogoji niso izpolnjeni, lahko objavi osebne podatke tudi na podlagi privolitve delavcev (člen 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Ob tem pa IP opozarja, da je ta pravna podlaga ustrezna le za tiste osebne podatke, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika ter pod pogojem, da lahko posameznik brez kakršnihkoli posledic za delovno razmerje privolitev odkloni.

Prav tako je pomembno, da so delavci o obdelavi osebnih podatkov vnaprej ustrezno obveščeni, kot to predpisujejo določbe členov 12, 13 in 14 Splošne uredbe o varstvu podatkov ter nalagajo, da upravljavec posameznike jasno, razumljivo in na dostopen način seznani z nameni obdelave, pravno podlago in drugimi okoliščinami varstva osebnih podatkov.

Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete v smernicah IP, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/.

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si.

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/.

Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.