Obdelava OP ob izdaji računa

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede ustreznosti zbiranja osebnih podatkov v okviru izdaje računa.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Osebni podatki, ki se obdelujejo, morajo biti ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Presojo o ustreznosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru IP lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali upravnega postopka.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretne zahteve podjetja, ki ste jo opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP poudarja, da je eno temeljnih načel varstva osebnih podatkov načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je treba obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave. V konkretnem primeru bi moral torej upravljavec izkazati, zakaj je za dosego želenega namena (izdaja računa) treba obdelovati tudi podatke, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje (rojstni datum).

IP vsekakor priporoča, da se na račune po nepotrebnem ne zapisuje tistih osebnih podatkov plačnika oziroma stranke, ki niso obvezni v skladu s področnimi predpisi ali sicer nujno potrebni. Ne more pa IP v okviru mnenja presojati, ali gre v konkretnem primeru za kakršnokoli kršitev, saj presojo o ustreznosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali upravnega postopka.

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                   

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka