Način posredovanja dokumentacije delodajalcu (ZZZS)

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 13. 4. 2022 prejeli vaše vprašanje v zvezi z ravnanjem ZZZS glede več primerov zavrnjenih refundacij za bolniško odsotnost. Naveden razlog zavrnitve je, da se razlog bolniške odsotnosti na odločbi in na izdanem bolniškem listu na ujema. Zdi se vam tudi neustrezno, da se zadeva sploh ureja preko delodajalca, saj bi ZZZS lahko vse uredil direktno z osebnim zdravnikom, da se ugotovi kje je bila storjena napaka in bi delodajalec prejel zgolj informacijo, da je refundacija zaradi neskladja podatkov zamaknjena. Tako se pa celotna vloga vrne delodajalcu z navadno pošto, brez kakršnekoli oznake "vsebuje osebne podatke" ali kaj podobnega, kar bi bil minimum, ki bi ga na ZZZS zaradi varovanja podatkov morali uvesti. V tajništvu se potem seveda taka pošta odpre in vsak, ki ima vpogled v prejeto pošto lahko vidi, kdaj je bil delavec na bolniški odsotnosti, razlog za njegovo odsotnost, ZZZS številko, EMŠO, datum rojstva in seveda kakšen je njegov osebni dohodek. Menite, da ZZZS s takim postopanjem grobo krši Splošno uredbo  o varstvu podatkov. 

Ker smo na vaše podobno vprašanje že odgovorili, vam posredujemo povezavo na že objavljen odgovor:

https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a4879705d

V izhodišču imate prav, da način pošiljanja klasične pošte lahko vpliva na obseg in način obdelave osebnih podatkov pri prejemniku. A ker nam v tem trenutku ni znan poseben predpis, ki bi zahteval posebno označevanje pošiljk, menimo, da ni razlogov za ukrepanje.

Določba prvega odstavka 14. člena ZVOP-1, ki pravi “občutljivi osebni podatki morajo biti pri obdelavi posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih”, se ne nanaša na poštne pošiljke, temveč na notranjo obdelavo osebnih podatkov pri upravljavcu.

Težavo je možno rešiti tudi na strani prejemnika – na primer tako, da so za vhodno pošto zadolžene le določene osebe oziroma ožji krog oseb ali tako, da se izda navodilo za poseben način ravnanja s pošiljkami, ki prihajajo s strani ZZZS.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka