Kronološka zbirka gradiv

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da pripravljate projekt predstavitve kronološke zbirke gradiv iz časa postopka sprejemanja Ustave republike Slovenije v letih 1990-1991, katerega končni rezultat bo spletno mesto, na katerem bo objavljeno listinsko gradivo, ki je arhivsko gradivo Državnega zbora. Zanima vas:

• ali obstajajo z vidika veljavne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov in smiselne uporabe določb Zakona o državnem zboru kakršnikoli zadržki pred objavo tovrstnega gradiva ter
• ali lahko opredelite, da gre pri tovrstni objavi osebnih podatkov za obdelavo v namene arhiviranja v javnem interesu in zato anonimizacija osebnih podatkov v celotnem gradivu ni potrebna.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP pojasnjuje, da je glede obdelave osebnih podatkov v arhivskem gradivu treba upoštevati določbe specialnih zakonov, v konkretnem primeru določbe Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju ZVDAGA). To pomeni, da se glede objave osebnih podatkov, ki se nahajajo v arhivskem gradivu, za katerega veljajo določbe ZVDAGA, uporablja ta zakon, saj  določbe Splošne uredbe oziroma še veljavne določbe ZVOP-1 urejajo zgolj pravila glede posredovanja osebnih podatkov uporabnikom ter splošno pravno podlago za nadaljnjo obdelavo v namene arhiviranja v javnem interesu, v znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene. Nadaljnja obdelava osebnih podatkov iz arhivskega gradiva je torej dopustna pod pogoji, ki jih določa ZVDAGA.

Prvi odstavek 63. člena ZVDAGA določa, da je javno arhivsko gradivo v arhivih in v lastni hrambi na podlagi pisne zahteve za uporabo ali preko objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur. Zahteva za uporabo mora vsebovati osebno ime oziroma naziv osebe in njeno uradno dodeljeno identifikacijsko oznako, namen uporabe gradiva ter druge podatke, potrebne za dostop do gradiva. V skladu s tretjim odstavkom 63. člena ZVDAGA lahko arhiv dovoli objavo reprodukcij javnega arhivskega gradiva v reklamne, propagandne ali podobne namene, razen če bi to nasprotovalo značaju ali pomenu arhivskega gradiva. Podrobnejše pogoje glede uporabe arhivskega gradiva določa Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17; v nadaljevanju Uredba) v členih od 106 do 126. Ali in pod kakšnimi pogoji se dovoli uporaba arhivskega gradiva, je v celoti pristojnost Arhiva RS. IP namreč ni pristojen za razlago predpisov ali dajanje mnenj na področju arhiviranja in arhivskih gradiv. Glede na navedeno predlagamo, da se za več informacij oziroma mnenje glede možnosti uporabe arhivskega gradiva obrnete tudi na Arhiv RS.

Glede osebnih podatkov v arhivskem gradivu IP še pojasnjuje, da so pod pogoji, ki jih določa drugi odstavek 65. člena ZVDAGA, v tem gradivu varovani le nekateri osebni podatki. V arhivskem gradivu so tako varovani le osebni podatki o zdravstvenem stanju, spolnem življenju, žrtvah kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke, storilcih kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, verskem prepričanju in etnični pripadnosti. Tudi ti osebni podatki pa postanejo dostopni za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno. V skladu s četrtim odstavkom 65. člena ZVDAGA se pri dostopu do javnega arhivskega gradiva po prvem ali drugem odstavku tega člena kot nedostopni oddvojijo le posamezni dokumenti, ki vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, in ne širše enote gradiva. Kadar posamezni dokumenti vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, poleg njih pa tudi podatke, do katerih bi bilo mogoče dostopati, se za dostop pripravi anonimizirana kopija dokumenta, na kateri so podatki, ki jih varujejo roki nedostopnosti prekriti tako, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen.

Lep pozdrav,

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                             informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov