Izbris OP iz službenih naprav

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede izbrisa osebnih podatkov s službenih naprav ob prenehanju delovnega razmerja zaposlenega delavca.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma pojasnjuje, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov upravljavcem svetovati, kako organizirati določene procese in v tem okviru obdelovati osebne podatke, niti ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Iz navedenih razlogov IP na vaše vprašanje v okviru tega mnenja ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila.

IP poudarja, da je delodajalec dolžan ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal nekdanjega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (48. člen Zakona o delovnih razmerjih, Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE), delavec pa vrniti opremo, ki je v lasti delodajalca. Mora pa imeti delavec, ki odhaja, možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in iz službenega računalnika oziroma telefona bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, ipd.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na tem elektronskemu naslovu ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. Način, kako to delodajalec uredi in organizira, ni posebej predpisan. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi zaposleni lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave (zlasti npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti, ipd.) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško. Vsekakor je priporočljivo, da delavec ob izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Takšna izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu.

IP sklepno pojasnjuje, da je že izdal neobvezna mnenja, ki vsebujejo odgovore na vsebinsko podobna vprašanja, kot je vaše, Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/vop

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka