Hramba obrazca podpore volivca

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da ste zbrali premalo podpisov k pobudi za spremembo Ustave RS in sedaj podpisane obrazce hranite doma. Zanima vas, kaj je treba storiti z njimi po preteku roka za zbiranje, če jih ni dovolj za nadaljevanje postopka.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V okviru tega mnenja vam zato ne moremo svetovati, kako ste v konkretnem primeru dolžni ravnati, temveč vam z vidika varstva osebnih podatkov pojasnjujemo, kakšne obveznosti imate po Splošni uredbi in vam podajamo splošna priporočila.

Ljudsko iniciativo za spremembo ustave kot obliko neposredne demokracije ureja Zakon o referendumu in o ljudski iniciativi (Uradni list RS, št. 26/07 – uradno prečiščeno besedilo, 6/18 – odl. US in 52/20; v nadaljevanju ZRLI) ter Poslovnik državnega zbora (Uradni list RS, št. 92/07 – uradno prečiščeno besedilo, 105/10, 80/13, 38/17, 46/20, 105/21 – odl. US in 111/21). Najmanj trideset tisoč volivcev lahko da predlog za začetek postopka za spremembo ustave, predlogu pa morajo biti priloženi podpisi najmanj trideset tisoč volivcev. Pobudo za vložitev predloga za začetek postopka za spremembo ustave lahko da vsak volivec, politična stranka ali drugo združenje državljanov. Po prejemu popolne pobude predsednik Državnega zbora o dani pobudi v sedmih dneh obvesti ministrstvo, pristojno za vodenje evidence volilne pravice, in določi rok za zbiranje podpisov, ki je 60 dni. Volivec da svojo podporo predlogu za začetek postopka za spremembo ustave z vpisom osebnih podatkov in podpisom na obrazcu, ki ga določi ministrstvo, pristojno za evidenco volilne pravice. Volivec podpiše obrazec osebno pred pristojnim organom, ki vodi evidenco volilne pravice, ali prek enotnega državnega portala e-uprave z varnim elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom, kot to določa 16.b člen ZRLI. Nabor osebnih podatkov volivcev, ki se v ta namen lahko zbirajo, je določen v Odredbi o določitvi obrazca podpore volivca (Uradni list RS, št. 43/94, 93/01, 74/06 in 75/06 – popr.). Skladno s četrtim odstavkom 16.b člena ZRLI organi iz drugega odstavka tega člena vodijo posebno evidenco potrjenih obrazcev, oddanih osebno in v elektronski obliki. Ta evidenca je uradna tajnost in pravico vpogleda ali izpisa vanjo ima samo sodišče.

IP pojasnjuje, da Splošna uredba v zvezi s hrambo osebnih podatkov v členu 5(1)(e) določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Po izpolnitvi namena obdelave se morajo torej osebni podatki izbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. IP ob tem poudarja, da je dolžnost vsakega upravljavca, da sam presodi, kdaj je namen obdelave osebnih podatkov izpolnjen oziroma ali mora določene podatke tudi po izteku prvotnega namena morda hraniti na kateri drugi pravni podlagi, kot je bila prvotna (npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva ali morebitnih pravnih postopkov ipd.).

Glede na navedeno vam svetujemo, da preverite morebitne roke v zvezi z izvedbo pobude volivcem za vložitev predloga za začetek postopka za spremembo ustave ter postopki v zvezi z njo, morebitne dolžnosti v zvezi z vpisom v evidenco potrjenih obrazcev, prav tako pa na Arhivu RS morebitno potrebo po arhiviranju. Če boste na podlagi teh ugotovitev presodili, da obveznost hrambe ne obstaja, ste dolžni obrazce uničiti.

Ob tem pa IP opozarja tudi na dolžnosti, ki jih ima upravljavec osebnih podatkov v zvezi z varnostjo obdelave iz člena 32 Splošne uredbe oziroma zavarovanjem osebnih podatkov iz 24. in 25. člena ZVOP-1. Upravljavec mora namreč sprejeti in izvajati ustrezne postopke in ukrepe varnosti oziroma zavarovanja osebnih podatkov, ki jih predvidevajo določbe navedenih členov. Več o tem si lahko preberete v smernicah IP o zavarovanju osebnih podatkov, ki so dostopne na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf.

Lep pozdrav,

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                                             informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov