Hramba dokumentov pri sestrski družbi v EU

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaše vprašanje v zvezi s hrambo kadrovske dokumentacije. Navajate, da vam kadrovsko funkcijo izvaja sestrska družba v drugi državi EU, ki jim nameravate poslali osebne mape vseh zaposlenih (predvsem pogodbe o zaposlitvi in podobni dokumenti). Zanima vas, ali v zvezi s tem obstajajo omejitve s področja varstva osebnih podatkov (podobno kot npr. za prenos v tretje države)?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem.

IP pojasnjuje, da hramba osebnih map zaposlenih nedvomno predstavlja obdelavo osebnih podatkov, za kar se uporabljajo pravila varstva osebnih podatkov. Hkrati pa je hramba kadrovske dokumentacije v prvi vrsti obveznost iz delovnopravnega področja, za kar IP ni pristojen – glede vprašanja, ali obstajajo posebne omejitve za posredovanje kadrovskih map v drugo državo članico po delovnopravni ureditvi, zaradi varstva posebnih pravic iz delovnega razmerja, se morate obrniti na ministrstvo, pristojno za delo oziroma na Inšpektorat za delo.

V zvezi z varstvom osebnih podatkov, pa IP pojasnjuje, da če obdelavo osebnih podatkov za namen, ki ga določi upravljavec (npr. delodajalec), izvaja druga oseba (npr. sestrska družba v tujini), lahko ta druga oseba deluje kot pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov. V tem primeru sme pogodbeni obdelovalec obdelovati osebne podatke (tudi zgolj hramba se šteje za obdelavo osebnih podatkov), le v skladu z navodili upravljavca. Upravljavec in obdelovalec morata skleniti pogodbo o obdelavi osebnih podatkov v pisni obliki. Pogodba mora vsebovati vse bistvene sestavine, ki jih določa člen 28 Splošne uredbe. Za več informacij predlagamo, da se seznanite s Smernicami o pogodbeni obdelavi, ki so objavljene med publikacijami iz področja varstva osebnih podatkov na spletni strani IP. Pogodbena obdelava je na kratko razložena tudi v infografiki: Pogodbena obdelava. Sistem varstva osebnih podatkov je na kratko pojasnjen v infografiki: GDPR na kratko. 

Glede vašega vprašanja o dodatnih pogojih, ker osebni podatki potujejo v drugo državo članico EU, pojasnjujemo, da se za prenos osebnih podatkov znotraj EU ne zahtevajo dodatni pogoji, ki veljajo za prenose v tretje države, mora pa upravljavec spoštovati splošna pravila za zagotavljanje varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

Pripravil:

Anže Novak

Svetovalec pooblaščenca za preventivo

Mojca Prelesnik

informacijska pooblaščenka