Elektronski naslovi uslužbencev ministrstva

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede elektronskih naslovov oseb, zaposlenih na posameznih ministrstvih.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma pojasnjuje, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa v okviru neobvezujočega mnenja opraviti konkretne presoje določenega podatka oziroma informacije, temveč to lahko stori šele v postopku inšpekcijskega nadzora.

IP ob tem posebej poudarja, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

IP pojasnjuje, da Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20) v prvem odstavku 13. člena določa, da organ na svoji spletni strani objavi svoj uradni elektronski poštni naslov. Nadalje uredba v prvem odstavku 17. člena določa, da organ odgovori na vse dopise, iz katerih je mogoče razbrati pričakovanje odgovora organa in identiteto pošiljatelja, razen če se vsebina dopisa nanaša na postopek, ki se še vodi pri organu, če je dopis šikanozen ali če je organ pošiljatelju na bistveno podobno vprašanje že odgovoril.

Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ; Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18) za organe v 4. členu določa, da je informacija javnega značaja vsaka informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, ne glede na obliko, v kateri se informacija nahaja (dokument, zadeva, dosje, register, evidenca ali drugo dokumentarno gradivo) in ne glede na njen nastanek (ni pomembno, ali jo je ustvaril organ ali pa zgolj pridobil od koga drugega). Pri organih je torej informacija javnega značaja vsak dokument, s katerim organ razpolaga oziroma vsaka informacija, ki nastaja pri poslovanju organa (dokument, zadeva, dosje, register, evidenca ali dokumentarno gradivo), in jo je organ sestavil sam, v sodelovanju z drugimi organi ali jih je dobil od drugih oseb.

ZDIJZ prispeva k zagotavljanju odprtosti (transparentnosti) delovanja države v najširšem smislu, njegov namen pa je zagotoviti javnost in transparentnost delovanja organov ter omogočiti enako uresničevanje pravice vseh fizičnih in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja. V postopku po ZDIJZ torej ni pomembno, kdo je prosilec in s kakšnim namenom zahteva informacije, saj dostop do informacij javnega značaja lahko zahteva prav vsakdo. Vsaki osebi, ki bi od organa zahtevala dostop do istih dokumentov, bi se moral dostop do njih torej dovoliti oziroma zavrniti pod enakimi pogoji. V postopku po ZDIJZ se torej presoja zgolj vprašanje, ali gre pri zahtevani informaciji za informacijo javnega značaja, ki je dostopna vsem, torej z vidika javnosti in se npr. posebnega statusa prosilca in njegovega morebitnega specialnega interesa ne upošteva.

IP nadalje pojasnjuje, da je že večkrat obravnaval vprašanje javnosti elektronskih naslovov javnih uslužbencev in funkcionarjev in ugotovil, da takšni elektronski naslovi niso javni oziroma niso prosto dostopne informacije javnega značaja. Tako je že na primer v odločbi št. 090-179/2010/4, z dne 1. 12. 2010, IP ugotovil, da gre pri omenjeni zadevi za vprašanje prepleta med pravico do dostopa do informacij javnega značaja in pravico do varstva osebnih podatkov in natančno preučil navedeno problematiko. Omenjena odločba je dostopna na:

https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/iskalnik-po-odlo%C4%8Dbah/6050673b4bf69

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                   

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

                                                                                                 Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                                     Informacijska pooblaščenka