Elektronski naslov javnih funkcionarjev

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše vprašanje glede posredovanja elektronskih naslovov javnih funkcionarjev. Kot ste zapisali, ste zaradi več dni trajajočega nedelovanja sistema za elektronski stik s poslanci državnega zbora, zaprosili za posredovanje e-naslovov vseh poslancev državnega zbora. Odgovorili so vam, da gre za osebne podatke poslancev, ki jih ne morejo posredovati. Zanima vas, kakšno je stališče informacijskega pooblaščenca do tega: so elektronski naslovi poslancev osebni podatek.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Po stališču IP so naslovi službene elektronske pošte varovani osebni podatki, če jih delodajalec ni posredoval javnosti in javno objavil, kot to določa drugi odstavek 106. člena ZVOP-1.

Nesporno je elektronski naslov osebni podatek, kadar ga lahko povežemo z določljivim posameznikom. Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 4(1) določa, da je osebni podatek katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Po členu 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov »obdelava« pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ureja člen 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov, in so za javni sektor naslednje:

• privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)),
• sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
• zakon (točka (c)),
• zaščita življenjskih interesov (točka (d)),
• izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1).

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru objavljanja službenih elektronskih naslovov, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, predstavlja drugi odstavek 106. člena ZVOP-1. Ta določa, da lahko upravljavci osebnih podatkov javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, do uveljavitve posebnega zakona, ki bo uredil ta vprašanja.

Dodajamo še, da kadar gre za podatke, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, pravno podlago za njihovo obdelavo lahko predstavlja tudi tretji odstavek 6. člena Zakona o dostopu informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18; v nadaljnjem besedilu ZDIJZ). Tovrstni podatki namreč ne sodijo med varovane osebne podatke. Vendar so po praksi IP s področja informacij javnega značaja, službeni elektronski naslovi javnih funkcionarjev ali javnih uslužbencev varovani osebni podatki, kadar niso objavljeni skladno s 106. členom ZVOP-1. Tako je IP v odločbi, št. 090-179/2010 z dne 23. 11. 2010, zavrnil dostop do elektronskih naslovov in telefonskih številk vseh poslancev in zaposlenih v Državnem zboru RS, ker gre za varovane osebne podatke, ki niso v neposredni zvezi z izvajanjem nalog iz delovnega razmerja javnega uslužbenca oz. v zvezi z opravljanjem javne funkcije poslancev in poslank Državnega zbora RS.

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si.

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani https://www.ip-rs.si/vop/.

Prav tako so vsa ključna področja, ki jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/. Tu lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                                Mojca Prelesnik,

                                                                                                informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.