Društva in dostop nadzornega odbora do podatkov o izplačilih

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da želi član društva od nadzornega odbora pridobiti podatke o najvišjih izplačilih (skupaj z osebnimi podatki). Kot predsednica nadzornega odbora ste želeli omenjene podatke prejeti od predsednika društva, ki vam jih zaradi varstva osebnih podatkov ne želi posredovati. Zanima vas naše mnenje o tem.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Upravičenost člana do pridobivanja osebnih podatkov

Na to vprašanje je IP podal odgovor v objavljenih smernicah z naslovom Društva in varstvo osebnih podatkov (http://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Drustva_in_varstvo_osebnih_podatkov.pdf). IP je v Smernicah na str. 25 zapisal: Morebitna upravičenost člana društva do obveščenosti na podlagi določb Zakona o društvih (ZDru-1), ki se nanaša predvsem na dostop do temeljnega akta društva, drugih splošnih aktov društva, zapisnikov sej organov (razen če je ta pravica posebej izključena) in tudi drugih informacij o delovanju društva – ne omogoča tudi dostopa do osebnih podatkov. Pravica do obveščenosti po ZDru-1 ni močnejša od pravice do varovanja osebnih podatkov. To pomeni, da četudi je član društva upravičen dostopati do določenih dokumentov društva na podlagi določb ZDru-1, to še ne pomeni, da je avtomatično upravičen tudi do vpogleda ali drugačne vrste obdelave osebnih podatkov drugih članov društva, temveč mora imeti za to ustrezno pravno podlago iz člena 6(1) Splošne uredbe. V primeru, da pravna podlaga za razkritje osebnih podatkov ne obstaja, član pa je do dokumentov upravičen na podlagi ZDru-1, se mu slednji posredujejo brez osebnih podatkov (npr. s prekritjem).

Upravičenost nadzornega odbora do pridobivanja osebnih podatkov

Pri presoji upravičenosti nadzornega odbora do obdelave osebnih podatkov je treba izhajati iz določb Zakona o društvih (Uradni list RS, št. 64/11 – UPB in 21/18 – ZNOrg; ZDru-1) ter temeljnega akta društva. Temeljni akt, katerega obvezno vsebino opredeljuje 9. člen ZDru-1, mora med drugim določati »financiranje društva in način izvajanja nadzora nad razpolaganjem s premoženjem društva ter nad finančnim in materialnim poslovanjem društva.« Le sama organizacija zase lahko ve in predpiše, kako bo takšen nadzor izvajala in katere osebne podatke bo za to potrebovala. Pri interpretaciji, katere osebne podatke lahko nadzorni odbor obdeluje, je treba izhajati iz načela sorazmernosti in potrebnosti – obdelujejo se lahko tisti osebni podatki, ki so nujni za izvajanje statutarne funkcije nadzornega odbora, torej za izvajanje nadzora nad razpolaganjem s premoženjem društva ter nad finančnim in materialnim poslovanjem društva. IP iz vašega sporočila ne more razbrati, katere dokumente oz. katere podatke ima v konkretnem primeru pravico obdelovati nadzorni odbor, prav tako se do takšnega vprašanja IP vnaprej niti ne sme opredeljevati. IP lahko namreč presoja zakonitost obdelave osebnih podatkov le v postopku inšpekcijskega nadzora in še to zgolj za obdelavo, ki že poteka ali se je zgodila.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov