Avtorsko pravo in obdelava osebnih podatkov v delovnem razmerju

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Na e-naslov Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste posredovali e-sporočilo, v katerem navajate, ste bili v zadnjih 6-ih mesecih pri opravljanju svojega dela soočeni z nekaterimi dilemami povezanimi z varovanjem osebnih podatkov.

1.Navedli ste, da v e-korespondenci predstojnik javne institucije, s katero ste v stikih v okviru svojega dela, uporablja t.i. ‘disclaimer’, v katerem je zapisano, da elektronsko sporočilo in morebitne priloge lahko vsebujejo zaupne informacije ali vsebino, na katerih si pošiljatelj pridržuje vse pravice. Hkrati je v tem ‘disclaimerju’ zapisano tudi, da je kakršnokoli nepooblaščeno razkritje, distribucija ali kopiranje vsebine sporočila prepovedano.

Sprašujete, kako naj se pri prepošiljanju njegovega sporočila sodelavcem čim bolj verodostojno in natančno navede njegovo sporočilo, ki naj bi bilo avtorsko zaščiteno.

2.Sprašujete tudi, ali lahko delodajalec od zaposlenih na javnem raziskovalnem zavodu pričakuje posredovanje osebnih gesel na ‘akademskih’ oz. ‘raziskovalnih’ socialnih omrežjih, ki jih uporabljate za komunikacijo s širšo strokovno javnostjo, za objavo (tudi avtorsko zaščitenih) znanstvenih del ter za e-korespondenco. 

3. Navedli ste še, da ste bili z e-sporočilom, ki ste ga prejeli obveščeni, da je predstojnik javne institucije na agencijo ter pristojno ministrstvo poslal dopis, kjer koordinatorico projektov ter vsebinsko spremljevalko projekta obvešča o spremembah v sestavi projektne skupine raziskave. Kot razlog za spremembo v sestavi sodelavcev projekta navaja nezadostno pokritost z raziskovalnimi urami.

Sprašujete, ali lahko delodajalec zunanjim inštitucijam posreduje podatek o t.i. nezadostni ‘pokritosti’ z raziskovalnimi urami za zaposlenega.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP najprej poudarja, da izven inšpekcijskega postopka ne more in ne sme presojati konkretnih pravil in postopkov, ki jih ima sprejete in jih izvaja upravljavec.

1.Vaše vprašanje se najverjetneje nanaša na vprašanja s področji avtorskih pravic in zasebnosti komunikacij, za katera IP ni pristojen. V kolikor gre za vsebine, ki so uradni dokumenti in informacije, povezane s porabo javnih sredstev bi morda šlo lahko celo za prosto dostopne informacije javnega značaja. Konkretno tega IP ne more presojati v okviru podaje neobvezujočega mnenja.

2.Z vidika varstva osebnih podatkov je pomembno, da delavec delodajalcu ni dolžan razkrivati kontaktnih podatkov iz polja zasebne rabe, za razkritje katerih ni na voljo zakonske podlage. V konkretnem primeru IP meni, da bi moral uporabo in morebitno razkrivanje zasebnih gesel na socialnih omrežjih, ki jih uporabljate za služben namen upravljavec urediti v internem aktu, v kolikor vam uporabo navedenih socialnih omrežji narekujejo vaše delovne dolžnosti. Pri tem je pomembno v kakšni vlogi (kot posameznik zasebno ali kot posameznik profesionalno) uporabljate navedena socialna omrežja. V kolikor omrežja uporabljate za zasebni namen, gesla, ki jih navajate in njihova uporaba ne more biti nujno potrebna za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, zaradi česar 48. člen ZDR-1 ne pride v poštev kot pravna podlaga za razkritje in nadaljnjo obdelavo delavčevih gesel. V tem primeru je pogoj za to, da delodajalec pridobi vaše osebne podatke, privolitev. Ker niste navedli, kaj naj bi bil namen posredovanja gesel za dostop do navedenih socialnih omrežji delodajalcu, vam več o zakonitosti posredovanja in obdelave teh osebnih podatkov ne moremo odgovoriti.

3. Tudi v tem delu bi morali poznati več dejstev in okoliščin glede posredovanja podatkov o vaši pokritosti z raziskovalnimi urami zunanjim institucijam (predvsem glede tega, v kakšnem razmerju ste z njimi preko zaposlitve ipd.). Slednje bi lahko preverili v okviru inšpekcijskega postopka, v kolikor bi iz prijave zaznali sum kršitev s področja varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

Mojca Prelesnik

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

mag. Tanja SLAK

država nadzornica za varstvo osebnih podatkov

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema