Predaja dokumentacije zaposlenim

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Zahvaljujemo se vam za vprašanje glede izvedbe zahteve nekdanjega zaposlenega, ki, kot navajate, želi izpis in predajo dokumentov. Sprašujete, kako lahko glede na nastale razmere, ko je osebna predaja otežena, varno predate dokumente.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oz. pritožbenih postopkov konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more in ne sme presojati. To pomeni, da vam v mnenju ne moremo podati konkretnega navodila, katere osebne podatke oz. dokumente in na kakšen način, jih morate predati zaposlenemu. Ob tem poudarjamo, da je IP pristojen podajati mnenja le za vprašanja varstva osebnih podatkov, ne pa tudi glede morebitnih drugih varovanih informacij, tajnih podatkov ali poslovne dokumentacije (ne navajate namreč, katere podatke želi prevzeti nekdanji zaposleni).

V kolikor gre v primeru, ki ga navajate, za seznanitev nekdanjega zaposlenega z lastnimi osebnimi podatki (to ureja 15. člen Splošne uredbe), potem ste o taki zahtevi dolžni načeloma odločiti v enem mesecu od prejema zahteve v skladu z 12. členom Splošne uredbe in zaposlenemu omogočiti seznanitev z osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj in za katere ne obstaja morebiten zadržek ali omejitev. Vročitev dokumentov oz. podatkov je mogoča tudi preko pošte. Pri tem ste se dolžni prepričati, da je posameznik res oseba, za katero se predstavlja in poskrbeti, da prejme le osebne podatke, ki se nanašajo nanj.

Prav tako ste kot upravljavec dolžni ves čas skrbeti za ustrezno varovanje podatkov, v primeru pošiljanja dokumentov po pošti to pomeni, da je priporočljivo osebne podatke pošiljati priporočeno z osebno vročitvijo, tako boste zagotovili, da lahko osebne podatke prevzame le resnični naslovnik in se osebni podatki ne izročijo tretji nepooblaščeni osebi.

Predlagamo, da si več o pravici posameznika glede seznanitve z lastnimi osebnimi podatki preberete na spletni strani IP (https://upravljavec.si/pogosta-vprasanja/dostop-do-lastnih-osebnih-podatkov-obveznost-podjetij-do-strank-kot-tudi-v-delovnih-razmerjih/). Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih pa je na voljo v smernicah IP na to temo (dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf).

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Alenka Jerše, univ. dipl. prav.

namestnica informacijske pooblaščenke