Hramba dokumentacije na osnovni šoli

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec je prejel vaše dodatno vprašanje oziroma elektronsko pošto, v kateri nas sprašujete, koliko časa mora osnovna šola hraniti določen dokument (kot vam ga je posredovala ravnateljica) in ali lahko za dokument, ki ste ga že prejeli po e-pošti, prosite tudi v obliki fotokopije. Po vašem mnenju namreč obstaja možnost, da pri dokumentu, ki ste ga prejeli, ne gre za verodostojen dokument. Pojasnjujete, da je težava v tem, da se kljub vaši prepovedi, podani osnovni šoli, oziroma brez vašega podpisanega soglasja, na socialnih omrežjih se vedno znova pojavlja videoposnetek vaše hčere iz zaključne prireditve.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo vam, da IP težko oceni, koliko časa naj bi šola hranila e-pošto ravnateljice, saj ni jasno, na kakšen način je dokument zaveden v dokumentarni sistem (če sploh je) in kot kakšne vrste gradiva je dokument označen. V zvezi s tem bi se morda lahko obrnili na Inšpektorat za šolstvo ali na Inšpektorat za javno upravo, vendar vam kaj več od tega žal ne moremo povedati.

Dokument z dne 12. 6. 2012 lahko prosite tudi v obliki fotokopije originala. Člen 15(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da »[u]pravljavec zagotovi kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Za dodatne kopije, ki jih zahteva posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko upravljavec zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov. Kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahtevo predloži z elektronskimi sredstvi, in če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne zahteva drugače, se informacije zagotovijo v elektronski obliki, ki je splošno uporabljana.«

Glede vprašanja zakonitosti objave osebnih podatkov vaše hčere vam pojasnjujemo, da imate skladno s Splošno uredbo možnost uveljavljanja t.i. pravice do izbrisa osebnih podatkov (člen 17 Uredbe), ki jo naslovite na upravljavca. Več o tej pravici in na splošno o pravicah, povezanih z varstvom osebnih podatkov, si lahko preberete na spletni strani www.tiodlocas.si.

Lepo vas pozdravljamo,

                                                                                            Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                             

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov