Mnenje glede pravne podlage za posredovanje obračuna plače delavcem na službene elektronske naslove

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali je za posredovanje plačnega lista (obračun plače) delavcem po elektronski poti na službeni elektronski naslov pravna podlaga točka 1/a (privolitev delavca) ali točka 1/c (zakonska obveznost) člena 6 Splošne uredbe, ki velja za upravljavca?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uvodoma vas napotujemo na Smernice IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf. Na 31. strani boste našli odgovor na vprašanje, podobno vašemu (»Ali lahko delodajalec zaradi racionalizacije stroškov plačilne liste delavcem pošilja po elektronski pošti?«).

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe, v primeru obdelave posebnih vrst osebnih podatkov, med katere sodijo tudi podatku o članstvu v sindikatu, pa mora bili izpolnjen še eden izmed pogojev iz člena 9(2) Splošne uredbe. Izbira ustrezne pravne podlage je obveznost upravljavca.

Skladno z drugim odstavkom 135. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS; v nadaljevanju ZDR-1) je delodajalec dolžan delavcu do konca plačilnega dne izdati pisni obračun, iz katerega so razvidni podatki o plači, nadomestilu plače, povračila stroškov v zvezi z delom in drugi prejemki, do katerih je delavec upravičen na podlagi zakona, kolektivne pogodbe, splošnega akta delodajalca ali pogodbe o zaposlitvi, obračun in plačilo davkov in prispevkov ter plačilni dan. Iz pisnega obračuna morajo biti razvidni tudi podatki o delavcu in delodajalcu. Vprašanje, kako bo delodajalec izpolnjeval svojo obveznost izdaje pisnega obračuna plače delavcu, sodi na področje izvajanja delovnopravnih obveznosti, za kar IP ni pristojen.

Vendar pa IP pojasnjuje, da pravila varstva osebnih podatkov delodajalcu ne preprečujejo posredovanja plačilnih list po elektronski pošti na službene elektronske naslove, praviloma na podlagi točke c) člena 6(1) Splošne uredbe v zvezi z drugim odstavkom 135. člena ZDR-1, če sprejme ustrezne varnostne ukrepe.

Drugače pa je v primeru, ko bi delodajalec želel posredovati plačilne liste na zasebne elektronske naslove zaposlenih. To bi namreč pomenilo, da so zaposleni dolžni svojemu delodajalcu posredovati svoj zasebni elektronski naslov. IP meni, da zasebni elektronski naslov sodi v zasebno sfero zaposlenega in ga delodajalec lahko pridobi le ob privolitvi zaposlenega (točka a) člena 6(1) Splošne uredbe), saj v to ne sme biti prisiljen. Če zaposleni delodajalcu ne želi podati zasebnega elektronskega naslova ali ga nima, pa mu bo moral delodajalec plačilno listo dostaviti na drugačen način.

Lep pozdrav,

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                             informacijska pooblaščenka