Prijava zbirk v register zbirk osebnih podatkov

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navedli ste, da na podlagi Zakona o probaciji (Uradni list RS, št. 27/17) vodite zbirko podatkov o osebah. Narejen imate tudi seznam zbirk osebnih podatkov ter odgovornih in pooblaščenih oseb za njihovo obdelavo. Zanima vas, ali morate narediti vpis v register zbirk osebnih podatkov pri IP. 

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. 

IP pojasnjuje, da v zvezi z vodenjem zbirk podatkov, za katere se uporablja Splošna uredba, ni potrebno prijaviti zbirk v register zbirk podatkov pri IP, prijava s 25.5.2018 namreč glede na določbe Splošne uredbe ni več obvezna. Opozarjamo pa, da Splošna uredba predpisuje vodenje t.i. evidence dejavnosti obdelave, skladno s 30. členom Splošne uredbe, ki jo vodi upravljavec in jo mora nadzornemu organu predložiti na njegovo zahtevo. Več informacij o evidencah dejavnosti obdelave lahko najdete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/evidenca-dejavnosti-obdelave/. 

Glede zbirk podatkov, ki jih skladno z zakonodajo, ki ureja probacijo, vodite v namene izvrševanja kazenskih sankcij, pa vam pojasnjujemo naslednje. Splošna uredba se skladno z (d) točko drugega odstavka 2. člena ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani pristojnih organov za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, vključno z varovanjem pred grožnjami javni varnosti in njihovim preprečevanjem. Navedeno področje ureja Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (v nadaljevanju: Direktiva (EU) 2016/680). Direktiva (EU) 2016/680, ki v slovenski pravni red še ni prenesena, prav tako ne predvideva več vodenja registra zbirk pri nadzornem organu. Pripominjamo, da tega ne predvideva niti predlog Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj, ki je trenutno v obravnavi v Državnem zboru RS in bo navedeno direktivo prenesel v slovenski pravni red. Zato ni pričakovati, da bo takšna obveznost v prihodnje za upravljavce osebnih podatkov še obstajala, čeprav formalno določbe ZVOP-1 glede vodenja registra za zavezance po Direktivi (EU) 2016/680 še veljajo.

V upanju, da ste prejeli odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo