Zapis osebnih podatkov poslovnega partnerja na računu

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 5. 11. 2020 prejeli vaše vprašanje o tem, ali je z vidika varstva osebnih podatkov sprejemljivo, da podjetje, ki krije stroške poslovnega kosila zahteva, da zaposleni na originalni račun zapiše še naziv podjetja, namen poslovnega sestanka in osebno ime poslovnega partnerja. Podjetje naj bi na tak način preprečevalo neupravičene stroške poslovnih kosil.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Čeprav je vaše vprašanje konkretno, je dokončni odgovor odvisen o konkretnih razlogov za tako prakso podjetja in utemeljenosti teh razlogov. IP lahko pravilnost ravnanja v določenem primeru presoja le v inšpekcijskem postopku.  

Zapisovanje osebnega imena poslovnega partnerja s strani plačnika na izdan originalni račun za poslovno kosilo je dopustno le:

- če poslovni partner v to privoli (točka (a) prvega odstavka člena 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov) ali

- če so na strani podjetja, ki krije stroške podani prevladujoči zakoniti interesi podjetja (točka (f) prvega odstavka člena 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov).

O b r a z l o ž i t e v:

Zakonodaja za konkretni primer ne določa izrecne oziroma specialne pravne podlage in tudi ne določa take prepovedi. Zato se je treba pri utemeljevanju (ne)dopustnosti obdelave osebnih podatkov opreti na splošne pravne podlage iz člena 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov.

V konkretnem primeru bi pravna podlaga lahko bila privolitev poslovnega partnerja iz (a) točke prvega odstavka člena 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov. V zvezi s privolitvijo je treba upoštevati tudi naslednje dele Splošne uredbe o varstvu podatkov: 11. točka člena 4, člen 7, člen 13 ter uvodni recitali 32, 42 in 43.

Če privolitve ni, je druga možnost sklicevanje na zakonite interese podjetja, če ti prevladajo nad interesi ali temeljnimi pravicami in svoboščinami poslovnega partnerja. To omogoča točka (f) prvega odstavka člena 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Vendar bi v tem primeru moralo podjetje imeti tehtne razloge za to, da bi opravičilo svoje legitimne interese - postavlja se na primer vprašanje, kako pomemben je interes podjetja po tovrstni kontroli ob upoštevanju konkretnih okoliščin (npr. število in stroški poslovnih kosil, učinki poslovnih kosil, ugotovljene nepravilnosti v preteklosti, pomen partnerskega podjetja za podjetje, ki krije stroške), zakaj ni dovolj, če je na računu navedeno le podjetje poslovnega partnerja, kakšen je konkreten doprinos osebnega imena k preventivi in kontroli oziroma, kako konkretno bi lahko bil uporabljen podatek o osebnem imenu za preprečevanje ali ugotavljanje neupravičenih stroškov, ali so na voljo drugi načini za preprečevanje ali ugotavljanje neupravičenih stroškov ipd. Pri tehtanju interesov je treba tudi poslovnemu partnerju priznati določen interes, da se njegovo osebno ime (skupaj s podatkom o kosilu, lokaciji in času ter osebnim imenom predstavnika podjetja, ki krije stroške) ne pojavlja v raznih dokumentih podjetja brez njegove vednosti in brez, da je informiran o namenih in drugih vidikih obdelave teh podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:
mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka