Vpogeld v spis in varstvo OP

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede  varstva osebnih podatkov pri vpogledu v spis po 82 .členu Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP). Navajate, da ste v dilemi sem glede možnosti pregledovanja spisov po 82. členu ZUP, saj za pregledovanje zadostuje zgolj verjetno izkazan pravni interes. Zanima vas, ali so kakšne omejitve glede varstva osebnih podatkov?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Kadar so v konkretnem upravnem postopku izpolnjeni pogoji za vpogled v spis in ni morebitnih drugih zakonskih omejitev, 82. člen ZUP zagotavlja pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov na dokumentih iz tega postopka.

Uvodoma izpostavljamo, da lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja le v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. IP namreč ne sme in ne more prevzeti odgovornosti posameznih subjektov za njihovo poslovanje, podobno kot to velja za druge inšpekcijske organe. Zato poudarjamo, da IP v mnenju ne more namesto upravljavca presojati, ali je posamezna zahteva za posredovanje podatkov utemeljena, to je izključna naloga in odgovornost upravljavca.

Poleg tega IP poudarja, da, v skladu s prakso Ustavnega sodišča RS, ni pristojen posegati v vodenje uradnih postopkov, za katere so pristojni drugi organi. Pravica do varstva osebnih podatkov je ustavna pravica (1. odstavek 38. člena Ustave RS), ki zagotavlja vsakomur, da se seznani z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj in sodno varstvo ob njihovi zlorabi (3. odstavek 38. člena Ustave RS).

Ločeno od te pravice pa procesni predpisi predvidevajo procesne pogoje za vpogled v spise, kot so določeni v procesni zakonodaji (npr. 82. člen ZUP). IP v zvezi s temi postopki ni pritožbeni organ in ni pristojen za njihovo tolmačenje. Lahko pa neformalno pojasnimo, da za razliko od strank in stranskih udeležencev, pri katerih ima pravica do vpogleda v spis, ki jo ti uresničujejo na podlagi prvega odstavka 82. člena ZUP, nedvomno procesno naravo, je pri tretjih osebah, ki niso neposredno udeležene v postopku, pravna narava te pravice drugačna. Zanje pravica iz drugega odstavka 82. člena ZUP ni del njihovega procesnega položaja v upravnem postopku, ampak je posebna zakonska pravica, ki ima svoj specifični namen in se o njej odloča v posebnem postopku, v katerem se odloča o samostojnem zahtevku tretje osebe.

Ker se torej o vpogledu tretje osebe v spis odloča v samostojnem (upravnem) postopku, IP nima pristojnosti dajati navodil glede ravnanja pristojnih upravnih organov v njihovih upravnih postopkih. S tem bi namreč posegel v ustavni položaj pristojnega upravnega organa (načelo samostojnosti uprave, drugi odstavek 120. člena Ustave RS), kar je tudi v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oz. vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države iz 2. člena Ustave RS (enako Sklep Ustavnega sodišča RS št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013).

Za ugotavljanje verjetnega obstoja pravne koristi skladno z drugim odstavkom 82. člena ZUP je v  konkretnem primeru, torej pristojen upravni organ, ki je prejel zahtevo. IP lahko v zvezi s tem zgolj pojasni, da kadar so izpolnjeni pogoji za vpogled v spis v konkretnem upravnem postopku in za to ni posebnih drugih morebitnih zakonskih omejitev, 82. člen ZUP zagotavlja pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov na dokumentih iz tega postopka.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je namreč treba imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe. Skladno s členom 6(1)(c) Splošne uredbe je obdelava zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, na podlagi člena 6(1)(e) Splošne uredbe pa, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca. IP pa poudarja, da je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena ena od samostojnih pravnih podlag, ki jih določa člen 6(1) Splošne uredbe. To pomeni, da v kolikor upravljavec osebne podatke obdeluje npr. na podlagi zakona, za te podatke privolitev v smislu člena 6(1)(a) Splošne uredbe ni dolžan pridobivati.

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si.

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani https://www.ip-rs.si/vop/ .

Prav tako so vsa ključna področja, ki jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/. Tu lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                   Mojca Prelesnik

                                                                                   informacijska pooblaščenka

Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP   

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.