Voščilo zaposlenemu po e-pošti

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaše vprašanje: Ali je z vidika varstva osebnih podatkov sprejemljivo, da predstojnik organa svojim zaposlenim vošči ob rojstnem dnevu (pisno preko e-pošte) oziroma ali gre v tem primeru za "zlorabo osebnih podatkov"?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP pojasnjuje, da je s svojih smernicah: Varstvo osebnih podatkov v delovnem razmerju, na str. 31 podal odgovor na naslednje vprašanje:

Ali lahko delodajalec osebne podatke iz kadrovske evidence uporabi za namen pošiljanja čestitk delavcem ob rojstnem dnevu in v času božičnih praznikov za namen pošiljanja daril delavcem in njihovim otrokom?

Informacijski pooblaščenec meni, da je obdelava osebnih podatkov za namen pošiljanja čestitk in daril zaposlenim lahko potrebna za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, če so za to glede na konkretne okoliščine pri delodajalcu izpolnjeni pogoji. Delodajalec mora glede na vse okoliščine oceniti, ali gre pri tem za takšne aktivnosti v zvezi z vodenjem, ki so potrebne zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V nasprotnem primeru je dopustna podlaga za pošiljanje čestitk in daril lahko le osebna privolitev zaposlenih. Zavrnitev podaje privolitve ne sme pomeniti nikakršnih negativnih pravnih posledic za zaposlene. Delodajalec mora spoštovati voljo zaposlenega, ki voščilnice ali darila ne želi prejeti, in mu jih v odsotnosti privolitve ne sme pošiljati.

Ali so v konkretnem primeru, ki ga navajate, izpolnjeni pogoji za skladno obdelavo osebnih podatkov, pa IP v okviru svojih svetovalnih pristojnosti ne more presojati. Slednje lahko stori le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali drugega ustreznega postopka, po ugotovitvi vseh okoliščin konkretnega primera.

Lep pozdrav,

Anže Novak, univ. dipl. prav

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo