Povezovanje zbirk osebnih podatkov

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 28. 4. 2020 prejeli vaše vprašanje, ali gre v primeru izmenjave podatkov med ZPIZ in ZZZS za povezovanje zbirk osebnih podatkov. Pri tej izmenjavi bi ZPIZ in ZZZS nastopala kot uporabnika in upravljavca osebnih podatkov, ki jih imata v zbirkah oziroma jih potrebujeta za odločanje o pravicah. ZPIZ bi ZZZS-ju omogočal dostop do podatkov o invalidnosti, odločbah in stanju teh postopkov. Izmenjava bi potekala preko portala “BiZPIZ”, ki ga omogoča ZPIZ. Skupinske poizvedbe pa bi se izvajale prek “BiZPIZ-REDI”. ZZZS pa bi ZPIZ-u posredoval podatke o začasni odsotnosti z dela nad 30 dni. V obeh primerih bi šlo za skupinske in posamične poizvedbe. Podrobnosti izhajajo iz prilog: dogovor o posredovanju podatkov glede invalidnosti, tehnični in varnostni protokol izmenjave podatkov glede začasne odsotnosti in dogovor o posredovanju podatkov o začasni odsotnosti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Mnenje je splošno in pogojno, ker se IP ne more izven posebnega upravnega postopka v zvezi s povezovanjem (84. člen ZVOP-1) ali izven inšpekcijskega postopka vnaprej opredeljevati do konkretnih rešitev. Poleg tega bi bilo za presojo potrebno poznavanje vseh tehničnih oziroma izvedbenih podrobnosti, ki iz prilog niso razvidne.

Po načelnem mnenju IP pri tovrstni izmenjavi osebnih podatkov med ZPIZ in ZZZS verjetno ne gre za povezovanje zbirk v smislu 84. člena ZVOP-1.

O b r a z l o ž i t e v:

Razlogi (in hkrati pogoji), da v konkretnem primeru – glede na vaša pojasnila in vsebino prilog – verjetno ne gre za povezovanje zbirk osebnih podatkov, za katero bi bila potrebna odločba IP, so lahko:

• Pridobljeni podatki iz ZPIZ oz. ZZZS se ne bodo neposredno in brez dodatne obdelave vključili v ciljno zbirko pri ZZZS oz. ZPIZ;
• Pridobljeni podatki ne bi avtomatično ažurirali ali povečevali zbirk pri uporabniku. Podatki se ažurirajo le v zbirki, v katero se dostopa in uporabnik pridobi ažurirane podatke le v času poizvedbe, torej se sprememba v izvorni zbirki ne odrazi avtomatično v zbirki pri uporabniku; 
• Ne gre za sistem, pri katerem bi se avtomatično in neposredno iz upravljavčeve zbirke priklicali podatki za uporabo pri uporabniku;
• Uporabnik mora v sistem posredovati seznam oseb (ki ga dnevno ažurira), za katere želi pridobiti podatke od upravljavca. Gre za »sistem zastavic«;
• Upravljavec mora dnevno pripraviti podatke, ki se jih posreduje uporabniku;
• Podatki se pripravljajo in prevzemajo enkrat dnevno;
• Pridobivanje podatkov poteka na način posamičnih ali skupinskih (paketnih) poizvedb. Do portala »BiZPIZ« preko spleta dostopajo pooblaščene osebe ZZZS-ja, če gre za posamične poizvedbe;
• Pri skupinskih poizvedbah ima ZZZS v storitvi »BiZPIZ« status pravne osebe, ki je upravičena do uporabe storitve (ZZZS-ju je kot uporabniku dodeljena pravica do dostopa do IS ZPIZ-a);
• Izmenjava podatkov in s tem izvajanje nalog ZPIZ in ZZZS lahko poteka tudi prek klasičnih pisnih vlog, če informacijski sistem ne bi deloval.

V zvezi s povezovanjem uradnih zbirk v javnem sektorju so na spletni strani IP že objavljene smernice.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:
mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka