Pridobitev obrazca ER-28 za javnega uslužbenca s strani novega delodajalca

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 15. 4. 2020 prejeli vaše vprašanje, ali lahko delodajalec, za namene ugotovitve pomembnih okoliščin (pravilni obračun odsotnosti), sam zaprosi nekdanjega delodajalca za obrazec ER-28 ali lahko te podatke posreduje izključno le delojemalec (javni uslužbenec).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP trenutno ni znana izrecna zakonska podlaga, ki bi novemu delodajalcu dopuščala, da sam neposredno od delavčevega prejšnjega delodajalca pridobi izpolnjen obrazec ER-28 ali njegovo kopijo oziroma ustrezne podatke, ki so se včasih vpisovali vanj.

O b r a z l o ž i t e v:

Čeprav je na voljo pravna podlaga za notranjo obdelavo osebnih podatkov iz obrazca ER-28 s strani novega delodajalca, če so podatki v nekem konkretnem primeru potrebni za zakonit namen (npr. 48. člen Zakona o delovnih razmerjih - ZDR-1), to še ne pomeni, da lahko novi delodajalec te podatke pridobiva neposredno od prejšnjega delavčevega delodajalca. Ta obrazec oziroma te podatke novemu delodajalcu predloži delavec sam, če novi delodajalec v konkretnem primeru izkaže potrebo po teh podatkih.

IP v ZVOP-1, Splošni uredbi o varstvu podatkov, ZDR-1, Zakonu o javnih uslužbencih (ZJU), Zakonu o delavcih v državnih organih (ZDDO) in Zakonu o sistemu plač v javnem sektorju (ZSPJS) ni našel izrecne in jasne določbe, ki bi novim delodajalcem redoma omogočala pridobivanje obravnavanih podatkov od prejšnjih delodajalcev.

Če so določeni podatki na voljo in če so izpolnjeni pogoji za dostop do podatkov po 50. členu ZJU, lahko delodajalec javnega sektorja pridobi podatke iz centralne kadrovske evidence.

V izjemnih okoliščinah ni izključeno, da bi morda lahko te podatke pridobil tudi novi delodajalec neposredno od prejšnjega delodajalca na kateri od izjemnih ali splošnih pravnih podlag (npr. f točka prvega odstavka člena 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov ali četrti odstavek 9. člena ZVOP-1), vendar v zvezi s tem ni možno izven konkretnega primera določiti splošnega pravila in tudi ni videti, da bi v vašem primeru šlo za tak položaj (zgolj dejanska potreba po podatkih, še ne daje podlage za prodobitev podatkov mimo delavca).

Glede delavčeve pravice do pridobitve kopije že izpolnjenega obrazca je že bilo izdano mnenje IP.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:
mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka