Seznanitev z lastnimi OP

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je e-pošti prejel vaše vprašanje. Zanima vas, kako bomo ravnali v situaciji, ki jo opisujete. Navedli ste, da si iz vam neznanega razloga inštitucije pošiljajo dokumentacijo, ki vam ni znana in pišejo mnenja, odločbe in sklepe v vašo škodo. Menite, da ste stranka v postopku tudi vi in imate pravico do vpogleda v dokumentacijo, ki vsebuje podatke o vas, tudi npr. o vašem zdravstvenem stanju.   

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. 

Glede pravice do vpogleda v dokumentacijo, ki se vodi pri upravnih organih oziroma drugih upravljavcih vam pojasnjujemo, da ima vsak posameznik pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki skladno s Splošno uredbo, ki je določena v členu 15 Splošne uredbe.

Člen 15(1) Splošne uredbe tako določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

(a)    namene obdelave;

(b)    vrste zadevnih osebnih podatkov;

(c)   uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti           uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

(d)    kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

(e)    obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

(f)    pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

(g)    kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

(h)    obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4), ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Skladno s členom 15(3) Splošne uredbe mora upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Če se zahtevo za dostop do osebnih podatkov predloži z elektronskimi sredstvi in če posameznik ne zahteva drugače, mu mora upravljavec informacije zagotoviti v elektronski obliki, ki je splošno uporabljana.

Upravljavec se mora na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja in mora v vsakem primeru posredovati informacije oziroma zavrnilni odgovor v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev (člen 12(3) Splošne uredbe).

Predlagamo vam, da zahtevo pošljete vsakemu organu, za katerega ocenjujete, da obdeluje vaše osebne podatke. V primeru, da se organi na zahtevo za uveljavljanje pravic po Splošni uredbi ne bi odzvali, se lahko ponovno obrnete na nas.

Želeli bi pa vas opozoriti tudi na pravico do pregleda dokumentov, ki jo imajo stranke v upravnem postopku, skladno z 82. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13, v nadaljevanju: ZUP). Skladno s prvim odstavkom 82. člena ZUP imajo stranke pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregled in prepis dokumentov se lahko zahtevata tudi ustno (tretji odstavek 82. člena ZUP). Ob tem pa opozarjamo, da gre za pravico v okviru upravnega postopka, za njeno razlago oz. obravnavo v okviru pritožbenega postopka pa IP ni pristojen organ.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                  

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

svetovalka za preventivo