Elektronska pošta in obvestilo o morebitnih informacijah zaupne narave

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski prejel vaš dopis, v katerem vas zanima, ali ste kot podjetje dolžni v elektronski pošti, ko komunicirate s strankami, napisati opozorilo, da lahko pošta vsebuje informacije zaupne narave, namenjene samo naslovniku.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pri pošiljanju elektronske pošte se prepogosto zgodi, da je pošta poslana napačnemu naslovniku (lahko zaradi človeške napake ali tudi tehnične napake). V kolikor pošiljate vsebino, ki vsebuje osebne podatke, gre za obdelavo osebnih podatkov v smislu Splošne uredbe. To pomeni, da ste dolžni upoštevati določbe zakonodaje, ki ureja varstvo osebnih podatkov. V skladu s členom 33 Splošne uredbe je treba pri obdelavi osebnih podatkov zagotoviti varnost osebnih podatkov (npr. da se nepooblaščene osebe ne morejo seznaniti z osebnimi podatki, ki jih obdelujete), več o tem si lahko preberete na naši spletni strani: https://upravljavec.si/zagotovite-varnost/. Besedilo, ki bi ga dodali na dno elektronskega sporočila, predstavlja dodaten način oz. ukrep, s katerim se lahko zagotovi višja stopnja varnosti osebnih podatkov ter tudi drugih vrst podatkov. Splošna uredba takšne zahteve ne določa neposredno, je pa takšen način komunikacije lahko varnejši.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

asistentka svetovalca pri IP