OP pri uveljavljanju solidarnostne pomoči

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da je v internem pravilniku določenega podjetja navedeno, da lahko zaposleni ob dolgotrajni bolniški v podjetju vloži vlogo za dodelitev solidarnostne pomoči, k vlogi pa mora priložiti tudi tri plačilne liste zakonca. Zanima vas, ali je to skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov (ang. GDPR)?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

IP pojasnjuje, da je obdelava osebnih podatkov, torej med drugim tudi njihovo zbiranje in uporaba, zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev, ki jih predpisuje člen 6(1) Splošne uredbe:

a)    posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov,
b)    obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe, obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca,
c)    obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe,
d)    obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
e)    obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok;
f)    obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Splošno zakonsko podlago delodajalca za obdelavo osebnih podatkov v smislu člena 6(1)(c) Splošne uredbe predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013 s spremembami in dopolnitvami, nadaljevanju ZDR-1). Slednji v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Delodajalci imajo možnost, da svojim zaposlenim ob določenih težkih življenjskih situacijah finančno pomagajo z izplačilom solidarnostne pomoči. ZDR-1 pravice do solidarnostne pomoči ne ureja, temveč je to predmet specialnih zakonov, kolektivnih pogodb za posamezno dejavnost ali internih pravil podjetja. Upravičenost do solidarnostne pomoči je torej pravica delavca oziroma obveznost delodajalca, ki je v zvezi z delovnim razmerjem.

Odgovor na vaše vprašanje je odvisen od tega, kateri predpisi zavezujejo konkretno podjetje ter posledično, kakšni so v primeru, ki ga opisujete, pogoji za izplačilo solidarnostne pomoči. Iz vašega zaprosila ne izhaja, kakšno dejavnost opravlja konkretno podjetje niti kakšne pogoje določa interni pravilnik. IP pa na splošno pojasnjuje, da lahko delodajalec od delavca v postopku odločanja o izplačilu solidarnostne pomoči zahteva le tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za presojo upravičenosti in višine takšne pomoči.

Iz navedenega izhaja, da če je finančno stanje zakonca eden izmed predpisanih pogojev za presojo upravičenosti do izplačila solidarnostne pomoči, potem lahko delodajalec njegove plačilne liste za določeno obdobje zbira na podlagi 48. člena ZDR-1. Če pa plačilne liste zakonca za takšno presojo niso nujne, je zbiranje teh osebnih podatkov najverjetneje prekomerno. Na delodajalcu je, da v konkretnem primeru obrazloži, zakaj potrebuje določen osebni podatek zaposlenega oziroma njegovega družinskega člana zaradi uresničevanja pravic in obveznosti v zvezi z delovnim razmerjem. IP ob tem opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (člen 5(1)(c) Splošne uredbe) - v konkretnem primeru torej za presojo izpolnjevanja pogojev, določenih za izplačilo solidarnostne pomoči.

Lep pozdrav,

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov