Splošna uredba za mala podjetja

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Pojasnjujete, da ste majhno podjetje s 26 zaposlenimi, vaša dejavnost pa je pretežno elektroinštalacije na industrijskih podjetjih. Navajate več obdelav, ki jih izvajate: osebne podatke zaposlenih (kot npr. št. os. dokumenta, fotografija) prilagate za izdajo dovolilnic in jih pošljete v podjetje, kjer boste izvajali dela; delavce pošiljate na zdravniške preglede; podatke delavcev posredujete strokovno usposobljeni osebi v zvezi z nalogami varstva pri delu; IT podjetje ima vpogled v vaše podatke. V zvezi z varstvom osebnih podatkov imate izjavo zaposlenega v pogodbi o zaposlitvi in katalog varstva podatkov. Zanima vas, kaj bi morali še narediti za skladnost z zakonodajo?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP pojasnjuje, da v okviru mnenja ne more konkretno opredeliti, kaj vse mora vaše podjetje zagotoviti za skladnost s Splošno uredbo.

Na splošno vas lahko usmerimo na nekaj ključnih povezav, smernic in drugih informacij, ki vam bodo v pomoč pri zagotavljanju skladnosti s pravili varstva osebnih podatkov:

• Kratka informacija (10 korakov) o tem, kaj morajo storiti zavezanci za skladnost s Splošno uredbo, se nahaja tukaj;
• Spletna stran namenjena za pomoč majhnim in srednje velikim podjetjem, ki jo je pripravil IP: https://upravljavec.si;
• Infografike, ki na kratko povzemajo določena vprašanja varstva osebnih podatkov (pravne podlage, neupravičeni vpogledi v osebne podatke, roki hrambe dokumentacije neizbranih kandidatov, pogodbena obdelava…) so dostopne tukaj;  
• Priročniki in smernice IP, kjer boste našli podrobnejše napotke po področjih. Zlasti:
  • smernice za Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih in
  • Smernice o pogodbeni obdelavi;
• Mnenja o posameznih vprašanjih, na katera je IP že odgovarjal, najdete na iskalniku po mnenjih;

Seznanjamo vas še, da nas lahko v zvezi s specifičnim vprašanjem tudi pokličete v času uradnih ur od ponedeljka do petka od 10.00 - 12.00 in 14.00 - 15.00 na 01 230 97 30.

Upamo, da smo vam s svojimi napotili uspeli pomagati.

Lep pozdrav,

Anže Novak, univ. dipl. prav.

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo