Dostop do zvočnega zapisa seje Sveta zavoda

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z dostopom do zvočnega zapisa seje sveta zavoda. Navedli ste, da ste član Sveta zavoda na srednji šoli. Zaradi osebne razžalitve in drugih napak vodenja seje ste predsednico sveta zavoda zaprosili za pridobitev tonskega zapisa seje. V poslovniku vodenja sveta zavoda nimate nič zapisanega o tonskem snemanju sej, a je bil pred leti sprejet sklep, da ko se napravi zapisnik in potrdi na naslednji seji, da se posnetek uniči. Od predsednice niste dobili nobenega odgovora, po ponovnem zaprosilu pa ste prejeli negativni odgovor. Izrazili ste tudi skrb, da bo predsednica zelo elegantno pobrisala svoje napake, če bo tonski zapis izbrisan. Prav tako vam ne želi posredovati zapisnika, čeprav bi moral biti sestavljen v sedmih dneh po seji. Predvidevate, da boste zapisnik dobili dan pred sejo. Zanima vas, kaj lahko ukrenete.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljnjem besedilu ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Po členu 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov ima vsakdo pravico dostopa do podatkov, ki se obdelujejo v zvezi z njim. Pravico posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je urejal tudi ZVOP-1 v 30. in 31. členu.

IP je na temo snemanj sej svetov javnih zavodov, občinskih svetov ipd. izdal že številna mnenja, ki so javno objavljena na naši spletni strani (npr. mnenje, št. 0712-1/2016/2184 z dne 27. 10. 2016, št. 0712-1/2019/575 z dne 13. 3. 2019). Iz obeh mnenj izhaja načelno stališče, da mora biti snemanje sej javnega zavoda primarno urejeno v internih aktih. Vsak upravljavec mora pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz člena 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov, hkrati pa posameznikom, katerih osebni podatki se zbirajo, zagotoviti tudi vse informacije v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov, ki jih določata člena 13 in 14. Splošna uredba o varstvu podatkov zahteva, da je upravljavec sposoben dokazati, da je bil vsak posameznik o tem ustrezno obveščen, zato lahko odsotnost notranjega akta, pogodbenega dogovora ali privolitve v pisni obliki, predstavlja bistveno oviro za upravljavca pri izkazovanju obstoja pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, če pri opisanih aktivnostih nastajajo zbirke osebnih podatkov.

Če želite zahtevane podatke pridobiti kot član sveta zavoda, IP pripominja, da ni pristojen za ukrepanje v primeru neupoštevanja pravic, ki jih imate kot član sveta zavoda. Kako bi kot posameznik prišli do osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas, pa IP opozarja na pravico posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, ki je zajeta v 38. členu Ustave RS. Več o tem si lahko preberete na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki/ kot tudi v objavljenem neobvezujočem mnenju, št. 0712-1/2019/620 z dne 18. 3. 2019.

V upanju, da smo bili z odgovorom v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP