Izjava zaposlenega

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Pojasnjujete, da delujete kot mednarodnega del holdinga in da ste iz Avstrije od vodstva holdinga prejeli predpiravljeno izjavo po kateri zaposleni »soglaša« z obdelavo njegovih osebnih podatkov za različne namene, ki so v zvezi z izvajanjem pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, uporabo službenih naprav, itd. Ker menite, da soglasje ni ustrezna opredelitev v izjavi, s katero zaposleni izjavi, da je seznanjen z obdelavo osebnih podatkov, prosite za mnenje ali je za zagotovitev skladnosti s pravili varstva osebnih podatkov dovolj, da s sklepom družbe, ki bo objavljena na oglasni deski, spremenite besedilo izjave iz »soglašam« v »seznanjen sem«. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP pojasnjuje, da v okviru mnenja ne more podati zavezujočega stališča glede skladnosti dokumentacije z vidika varstva osebnih podatkov v konkretnem primeru. Slednje lahko stori le v okviru inšpekcijskega postopka, upoštevaje vse okoliščine primera.

IP na splošno pojasnjuje, da mora za obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih ureja Splošna uredba, področni predpisi in drugi uporabljivi pravni akti. Podrobnejši pregled zakonodaje na področju varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih je predstavljen v smernicah IP (Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, str. 5-8). Te smernice glede privolitve zaposlenega kot pravne za obdelavo osebnih podatkov zaposlenega v delovnih razmerjih navajajo: Osebna privolitev delavca (priporočena je pisna privolitev, ker je v primeru spora  enostavno dokazljiva) je dopustna le izjemoma pod pogojem, da zavrnitev soglasja nima posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Kadar delavec privoli v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več namenov, je treba upoštevati podrobnejša določila Splošne uredbe o varstvu podatkov glede pogojev, po katerih se šteje, da je privolitev veljavna, če so izpolnjeni pogoji za privolitev, ki so določeni v členu 7. Privolitev delavca mora biti konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Privolitev mora biti dana z jasnim pritrdilnim dejanjem, kar pomeni, da delavec prostovoljno, specifično, ozaveščeno in nedvoumno izrazi privolitev v obdelavo osebnih podatkov v zvezi z njim. Molk, vnaprej označena okenca ali kakršnakoli nedejavnost tako ne pomenijo privolitve. Delavec mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je delavec privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Delavec ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče. Privolitev namreč ne sme biti pogojevana ali izsiljena, temveč mora biti povsem prostovoljna. Takšna primera sta npr. zbiranje osebnih podatkov za namen letovanja v počitniških kapacitetah v lasti delodajalca ali organizacijo izleta, ki se ga lahko udeležijo tudi družinski člani delavca.

Iz navedenega opisa torej izhaja, da privolitev praviloma ni ustrezna pravna podlaga za obdelave osebnih podatkov, ki jih upravljavec izvaja zaradi izvrševanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma zaradi delovnega razmerja, ko bi z zavrnitvijo privolitve zaposleni praviloma posegel v obveznosti, ki jih ima do svojega delodajalca. Za navedene obdelave sicer običajno obstaja druga ustrezna pravna podlaga, ki pa jo mora delodajalec kot upravljavec tudi prepoznati, saj iz tega izhajajo druge obveznosti upravljavca po Splošni uredbi – npr. informiranje posameznikov po členih 13 in 14 Splošne uredbe; evidentiranje dejavnosti obdelav po členu 30; zagotavljanje pravic posameznikov, itd.

IP še dodaja, da je od privolitvenih izjav, ki delodajalcu zagotavljajo pravni temelj za obdelavo osebnih podatkov, treba ločiti izjave zaposlenih s katerimi izjavljajo, da so seznanjeni z informacijami glede obdelave osebnih podatkov, ki so jih delodajalci dolžni posredovati po členih 13 oz. 14 Splošne uredbe. Zahteva po informiranju posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov je ločena obveznost po Splošni uredbi od zagotavljanja ustrezne pravne podlage in velja v vseh primerih obdelav osebnih podatkov. Privolitev kot podlaga za obdelavo osebnih podatkov pa bo izjemoma dopustna, ko bodo za to izpolnjeni pogoji veljave privolitve, ki jih predpisuje Splošna uredba – med drugim tudi, da je privolitev prostovoljna in konkretna, kar tudi pomeni, da mora iz izjave izhajati, da je imel posameznik svobodo, da izbere obdelavo za konkretno določen namen. 

Lep pozdrav,

Informacijski pooblaščenec

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka

Pripravil:                                                                                 

Anže Novak, univ. dipl. prav.                                       

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo