Obvestilo glede obdelave osebnih podatkov

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje, glede skladnosti obvestila s katerim seznanjate svoje uporabnike glede obdelave njihovih osebnih podatkov. Zanima vas zlasti ali bi bilo treba v ta pripis dodati tudi seznanitev z uporabnikovimi pravicami do njegovih osebnih podatkov in ali je treba navesti v pripisu rok hrambe osebnih podatkov?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP uvodoma poudarja, da na področju varstva osebnih podatkov deluje kot inšpekcijski organ zato ne more komentirati skladnosti konkretnih dokumentov v zvezi z varstvom osebnih podatkov izven konkretnega inšpekcijskega postopka.

IP lahko na splošno pojasni, da je treba posameznike seznaniti z vsemi informacijami v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov, ki jih predpisujeta člena 13 in 14 Splošne uredbe. Med informacije, s katerimi je treba seznaniti uporabnike štejejo tudi obvestila o pravicah, ki gredo posameznikom po Splošni uredbi in o roku hrambe osebnih podatkov. IP je za pomoč upravljavcem pri seznanjanju svojih uporabnikov/strank glede obdelave osebnih podatkov pripravil tudi vzorca obvestil, ki sta dostopna na spletni strani IP (Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 13 Splošne uredbe); Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 14 Splošne uredbe)).

IP dodaja, da Splošna uredba v členu 12 (1) med drugim zahteva tudi, da so obvestila posamezniku podana na lahko dostopen način. Slednje v praksi pomeni, da kadar gre za informiranje ob izpolnjevanju elektronske vloge, da je od strani, kjer se nahaja vloga, vzpostavljena vsaj neposredna povezava do predpisanih obvestil - če vse informacije niso podane že na isti strani, kjer je dostopna vloga. Informacije morajo biti torej podane na lahko dostopen način in predstavljene v jasnem in razumljivem jeziku, ki je prilagojen glede na tipičnega uporabnika vaših storitev.

Upamo, da smo vam s svojimi pojasnili uspeli pomagati.

Lep pozdrav,

Anže Novak, univ. dipl. prav.      

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo