Register zbirk in evidentiranje

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim dopisom, v katerem pojasnjujete, ste pri pregledu dokumentacije ugotovili, da objavljen katalog zbirk osebnih podatkov Slovenskega društva hospic v registru zbirk pri IP ni več ažuren, saj vsebuje napačen naslov sedeža društva, ki se je spremenil.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP pojasnjuje, da register zbirk osebnih podatkov, ki je še vedno dostopen na spletni strani IP (https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/register-zbirk/) v večjem delu ni več nujno ažuren, saj po Splošni uredbi o varstvu podatkov ne velja več obveznost posredovanja katalogov zbirk osebnih podatkov v register zbirk pri IP.

Obveznost sporočanja katalogov v register pri IP po 25. 5. 2018, obstaja le za pristojne organe, ki obdelujejo osebne podatke za namen preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, vključno z varovanjem pred grožnjami javni varnosti in njihovim preprečevanjem. Za druge upravljavce in obdelovalce osebnih podatkov, pa funkcijo dosedanjega »kataloga zbirk osebnih podatkov« po Splošni uredbi nadomeščajo »evidence dejavnosti obdelav«, ki jih Splošna uredba ureja v členu 30 – teh pa ni treba sporočati v register pri IP. Obveznosti v zvezi z vodenjem evidenc dejavnosti obdelav po Splošni uredbi je IP opisal tudi na svoji spletni strani pod naslednjo povezavo: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/evidenca-dejavnosti-obdelave/.

IP pojasnjuje, da kolikor sporočanje v register zbirk, ki ga vodi IP, za upravljavce ni več obvezno, potem IP v tem delu še javno dostopnega registra ne ažurira.

Hvala za razumevanje in lep pozdrav,

Pripravil: 

Anže Novak, univ. dipl. prav. 

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo                       

Mojca Prelesnik

informacijska pooblaščenka