Pošiljanje imen in priimkov s podpisom na listah prisotnosti po e-pošti

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem sprašujete, ali so imena in priimki s podpisom na listah prisotnosti lahko poslani preko e-pošte.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov oz. Uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Ime ter priimek sama po sebi načeloma ne spadata med posebne vrste osebnih podatkov. V takem primeru pri pošiljanju po elektronski pošti ni potrebno posebej zaščititi z npr. kriptiranjem. Če pa bi v povezavi z drugimi podatki (npr. udeležba na seminarju za bolnike z določeno boleznijo, sestanek članov določene stranke, ipd.) tak podatek lahko npr. razkrival zdravstveno stanje posameznika ali druge posebne vrste podatkov, potem gre lahko tudi za posebne vrste podatkov, ki zahtevajo posebno zavarovanje (kriptirano pošiljanje). Konkretna presoja je torej odvisna od vseh okoliščin primera in jo mora narediti upravljavec.

Je pa v vašem primeru potrebno vsekakor zagotoviti med drugim tudi, da so osebe, ki bodo v elektronski pošti videle osebne podatke druge osebe, res upravičene do teh podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               Informacijska pooblaščenka

Pripravil:                                                                                                                                

Darko Mohar,

Projektni sodelavec