Roki hrambe in arhiviranje

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem navajate, da je v 110. členu Zakona o socialnem varstvu (ZSV) predvideno, da se za potrebe izvajanja socialnovarstvene dejavnosti vodijo zbirke podatkov, 111. člen določa, kateri podatki se zbirajo, v 114. členu pa je določeno, da se podatki hranijo 10 let po prenehanju pravice, po preteku tega roka pa se arhivirajo. Zanima vas, ali podatke hranite trajno v arhivu in na kakšen način naj te podatke arhivirate. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ustreznosti izpolnjevanja določb Splošne uredbe s strani upravljavcev ne more presojati.

Na podlagi 110. člena ZSV se za potrebe izvajanja socialnovarstvene dejavnosti določene z zakonom, na področju socialnega varstva vodijo zbirke podatkov, ki zajemajo celotni nacionalni sistem socialnega varstva in na podlagi tretje alineje drugega odstavka tega člena zbirke podatkov vsebujejo podatke o drugih pomočeh posamezniku po tem zakonu. V primeru, da se dejavnost vašega društva (kot socialnovarstveni program po 18.s členu ZSV) umešča med druge pomoči posamezniku po tem zakonu, morate glede obdelave osebnih podatkov ravnati v skladu z določbami ZSV. Hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva pa ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA) in glede interpretacije ZVDAGA vam IP svetuje, da se obrnete na Arhiv RS, ki je pristojen za njegovo interpretacijo.

Lepo vas pozdravljamo,           

                                                                                                 Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                                 informacijska pooblaščenka