Obdelava osebnih podatkov pri kadrovskih agencijah

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Prejeli smo vaš dopis, v katerem nas prosite za tolmačenje že izdanega mnenja glede obdelav osebnih podatkov pri kadrovskih agencijah. Kot ste pojasnili, ste prejeli zunanje mnenje glede skupnega upravljanja podatkov v smislu tolmačenja mnenja IP 0712-3/2018/20 z dne 23.1.2018, predvsem glede vprašanja, ali se obravnava kadrovske agencije, ki osebne  podatke posameznika uporabljajo za namene selekcioniranja in povezovanja s potencialnimi delodajalci, in potencialne delodajalce (naročnike), šteje za skupne upravljavce ali za samostojne upravljavce osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da v mnenju št. 0712-3/2018/20 z dne 23.1.2018 ni zapisal, da gre v tem primeru za skupne upravljavce.

Navedli smo, da »Zaključno še priporočamo, da v (pogodbenem) razmerju do vaših naročnikov smiselno upoštevate in uredite tudi zahteve 26. člena uredbe , ki določa zahteve glede skupnih upravljavcev.« Poudarek v tem stavku je na smiselnem upoštevanju, kar ne pomeni, da gre za skupne upravljavce, temveč da je zaradi preglednosti tokov osebnih podatkov predvsem z vidika posameznika in preglednosti postopkov posredovanja osebnih podatkov priporočljivo smiselno upoštevati določbe glede upravljavcev. V pogodbah, ki jih (že tako) imajo kadrovske agencije s svojimi naročniki, torej priporočamo pregledno opredelitev posredovanja osebnih podatkov kandidatov, ne gre pa za skupne upravljavce, temveč praviloma za samostojne upravljavce.

Lep pozdrav,

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                                                                  

informacijska pooblaščenka

Pripravil:                                                                                                                              

mag. Andrej Tomšič,
namestnik informacijske pooblaščenke