Komunikacija v okviru sveta zavoda

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja kontaktnih podatkov, ki se uporabljajo za komunikacijo v okviru sveta (javnega) zavoda.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma pojasnjuje, da elektronski naslov predstavlja osebni podatek, skladno z definicijo osebnega podatka, kot ga določa člen 4(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, po katerem osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov pravne podlage ureja v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

V drugem odstavku istega člena Splošna uredba o varstvu podatkov določa, da države članice lahko ohranijo ali uredijo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1, tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave. Točka (c) določa, da je obdelava zakonita, kadar je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, točka (e) pa, kadar je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Področni zakon v smislu (c) točke v vašem primeru predstavlja Zakon o Radioteleviziji Slovenija (ZRTVS-1; Uradni list RS, št. 96/05, 109/05 – ZdavP-1B, 105/06 – odl. US, 26/09 – ZIPRS0809-B, 9/14). Glede na to, da posamezniki, ki so člani programskega oziroma nadzornega sveta, v tem organu ne zastopajo svojih osebnih interesov, temveč delujejo v imenu in za račun organa, kot posamezniki opravljajo neke vrste javno funkcijo tega organa. Pravna podlaga za obdelavo njihovih (osebnih) kontaktnih osebnih podatkov (zgolj za namene njihovega izvajanja nalog oziroma sodelovanja v programskem oziroma nadzornem svetu) bi tako lahko, v povezavi s področnim zakonom, izhajala bodisi iz 4. odstavka 9. člena ZVOP-1 (nujnost obdelave za izvrševanje zakonitih nalog, obveznosti oz. pristojnosti javnega sektorja) bodisi iz točke (e) člena 6 (1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, pri čemer mora biti posameznikom v vsakem primeru dana možnost izbire, katere kontaktne podatke želijo podati za ta namen. Vsakršna komunikacija mora tako potekati v okviru danih kontaktnih podatkov in namena, za katerega so bili podani. Upravljavec (zavod) lahko tako obdeluje osebne podatke članov (tudi njihove osebne elektronske naslove) le v tem okviru in za ta namen.

V skladu s 16. oziroma 27. členom ZRTVS-1 programski in nadzorni svet sprejemata svoj poslovnik ter v skladu s tem poslovnikom organizirata svoje delo in imenujeta svoje odbore. V skladu s tem imata pravico in dolžnost urediti svoje poslovanje in v okviru tega tudi morebitno obdelavo osebnih podatkov svojih članov. Kot navajate v vašem zaprosilu, imata oba sveta tudi uradna maila, ki sta (med drugim) namenjena komunikaciji z javnostjo. IP meni, da za komunikacijo z javnostjo to najverjetneje zadostuje oziroma IP ni znano, zakaj bi za komunikacijo z javnostjo bilo potrebno obdelovati oziroma razkriti tudi osebne elektronske naslove članov sveta in ali za to obstaja pravna podlaga iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Glede vpogleda v elektronsko pošto članov sveta IP opozarja, da je vpogled v elektronsko pošto invaziven poseg v zasebnost posameznika, ki je dopusten le pod strogo določenimi pogoji.

IP sklepno pojasnjuje še, da dokončne presoje, ali so v konkretnem primeru na podlagi določb zakonodaje s področja informacij javnega značaja zahtevani  osebni podatki javno dostopni oziroma na kateri pravni podlagi in komu so dostopni, IP v okviru mnenja ne more izvesti, ampak jo lahko opravi le v okviru pritožbenega postopka po ZDIJZ ali v okviru inšpekcijskega postopka po predpisih o varstvu osebnih podatkov.

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

pooblaščenka