Obdelava osebnih podatkov zaposlenih

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 11. 4. 2019 prejeli vaša vprašanja o tem:

1) Ali je lahko zapisnik izrednega sestanka skupine v vrtcu osebni zaznamek ravnateljice? Na spornem sestanku ste bili obravnavani tudi vi, zapisnika pa vam ravnateljica noče izročiti z izgovorom, da gre za osebni zaznamek.

2) Ali lahko ravnateljica vrtca samovoljno popravi kazalnik za določitev redne letne ocene vzgojiteljev? Ravnateljica je črtala dele točkovnika.

3) Ali se lahko izbriše del zapisnika seje sveta zavoda oziroma se ga popravi za nazaj?

V zvezi z vašim vprašanjem vam posredujemo naslednje neobvezujoče pojasnilo:

1. Pravila varstva osebnih podatkov izrecno ne prepovedujejo zapisovanje zaznav, opisov, povzetkov, mnenj ipd. v obliki osebnih zaznamkov ali zabeležk. Vendar mora biti taka »zbirka« podatkov tudi glede nadaljnje uporabe omejena izključno na osebno rabo, poleg tega se takih zaznamkov ne sme izvajati na račun (namesto) priprave »uradnih« dokumentov, če so ti predpisani.

Vprašanje o tem, ali in v kakšni obliki sme ali mora biti pripravljen zapisnik sestanka, žal ne spada v pristojnost IP.

2. in 3. Spreminjanje neobveznih (nepredpisanih) vsebin internih dokumentov načeloma ne predstavlja kršitve varstva osebnih podatkov, če je bilo storjeno s strani pooblaščene osebe. Če bi šlo za brisanje delov »uradnih« dokumentov, za katere še ni potekel predpisani rok hrambe, bi to lahko pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov. Vendar tega v vašem primeru ne moremo konkretno oceniti zaradi pomanjkanja informacij in zato, ker je to možno le v inšpekcijskem postopku.

Na splošno pa vsebinska vprašanja glede spreminjanja in dopolnjevanja ali brisanja vsebine vrtčevske dokumentacije ne spadajo v pristojnost IP.

Če želite uveljavljati pravico do izbrisa (člen 17 Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov) ali popravka (člen 16 uredbe) vaših osebnih podatkov ter pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (člen 15 uredbe), se je najprej treba pisno obrniti na vrtec (delno lahko si pomagate tudi z obrazcem »SLOP«, ki je dostopen na naši spletni strani). V primeru molka (rok za odgovor je en mesec) ali zavrnitve, lahko pri IP vložite pritožbo.

Prijazen pozdrav,

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP