Posredovanje OP zaposlenih

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov zaposlenih tretji osebi (najemodajalcu).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da ni pristojen za tolmačenje predpisov s področja oddaje in najema poslovnih ali drugih prostorov. Prav tako IP poudarja, da vam konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov IP v konkretnem primeru v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Splošno IP pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«. Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Področni zakon v smislu točke (c) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov v konkretnem primeru predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33716 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US). Ta v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska ali druga pravna podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Delodajalec torej lahko obdeluje tiste delavčeve osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti obeh, torej delavca in delodajalca. Obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve je dopustna le izjemoma pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj.

Na podlagi navedb v vašem zaprosilu IP meni, da bi morda lahko obdelava osebnih podatkov zaposlenih temeljila na točki (f) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi z 48. členom ZDR-1, torej če bi šlo za uresničevanje zakonitega interesa najemodajalca, pod pogojem, da bi ta očitno prevladal nad interesi posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo. Privolitev zaposlenih bi namreč v danih okoliščinah (zaposleni bi privolili, da delodajalec sporoči njihove osebne podatke) zaradi očitno neenakopravnega položaja upravljavca (delodajalec) in posameznikov (zaposleni) po mnenju IP težko šteli za prostovoljno v smislu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

Na podlagi navedenega IP tako meni, da bi pravna podlaga za posredovanje osebnih podatkov vaših zaposlenih delavcev najemodajalcu morda lahko obstajala le, v kolikor najemodajalec resnično izkaže zakoniti interes za zbiranje osebnih podatkov zaposlenih delavcev (ki očitno prevlada nad interesi teh delavcev) za zakonit in točno določen namen ter obenem zagotovi sorazmernost obdelave osebnih podatkov (zbira podatke, ki so ustrezni, relevantni in po obsegu primerni za uresničevanje zakonitega in točno določenega namena v njegovem zakonitem interesu). V nasprotnem primeru po mnenju IP pravna podlaga za posredovanje ne obstaja in bi bili lahko, v kolikor bi te podatke posredovali, kot upravljavec osebnih podatkov odgovorni za nezakonito posredovanje osebnih podatkov svojih zaposlenih.

IP sklepno poudarja, da je odgovornost za zakonitost posredovanja osebnih podatkov vedno na upravljavcu. Zato vam IP svetuje, da od najemodajalca pred morebitnim posredovanjem osebnih podatkov pridobite temeljite informacije o pravni podlagi za pridobitev osebnih podatkov vaših zaposlenih delavcev.

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

pooblaščenka