Uničenje osebnih podatkov

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaše vprašanje glede uničenja oz. ponovnega dostopa do osebnih podatkov. Navajate, da ste se udeležili predavanja o varstvu osebnih podatkov, kjer je predstavnik IP opozoril, da podatki ostanejo na trdem disku tudi, če jih izbrišemo oz. izpraznimo koš. Sprašujete, kdo lahko dostopa do podatkov iz trdega diska, ko ta odpove.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP uvodoma izpostavlja, da o ustreznosti zavarovanja osebnih podatkov v konkretnem primeru ne more presojati v okviru neobvezujočega mnenja, temveč lahko to stori šele v okviru inšpekcijskega postopka. IP nadalje pojasnjuje, da v skladu z drugo točko 4. člena Uredbe pomeni „obdelava“ vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje. Področje varnosti (oz. ZVOP-1 uporablja izraz »zavarovanje«) osebnih podatkov pa urejata Uredba v členu 32 ter ZVOP-1 v še veljavnih členih 14, 24 in 25. Zavarovanje v skladu s še veljavnim prvim odstavkom 24. člena ZVOP-1 obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava tako, da se med drugim preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih (3. točka prvega odstavka 24. člena ZVOP-1).

Torej uničenje osebnih podatkov nedvoumno pomeni obdelavo osebnih podatkov, pri čemer ZVOP-1 ali Uredba eksaktno ne določata posebnih metod, tehnik, politik, sredstev itd. za uničevanja dokumentov oz. podatkovnih nosilcev, ki vsebujejo osebne podatke, je pa ta odgovornost naložena slehernemu upravljavcu in tudi njegovemu morebitnemu pogodbenemu obdelovalcu, še zlasti z določbami iz tretjega poglavja ZVOP-1, ki ureja zavarovanje osebnih podatkov. Torej je najprimernejša rešitev prepuščena vsakemu posameznemu upravljavcu osebnih podatkov, saj le sam lahko presodi, kakšne vrste osebnih podatkov (varovane oz. občutljive), v kakšnem obsegu, obliki, času, … mora le-te uničiti in kakšne so njegove tehnično-organizacijske in nenazadnje tudi ekonomske zmožnosti, da to izvede na tak način, da bo zadostil določbam iz 24. in 25. člena ZVOP-1. Odgovornost in izbira tehnologije za ustrezno uničenje nosilcev osebnih podatkov je torej na upravljavcu. Prav tako mora upravljavec in ne IP izvesti presojo oz. analizo tveganj, s katero identificira tveganja za kršitev varnosti podatkov, kamor sodi tudi morebiten nepooblaščen dostop do osebnih podatkov, v primeru neustreznega uničenja podatkovnih nosilcev.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.                                              

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenk

Pripravila:                                                                                                                              

Jasmina Mešić,
svetovalka pooblaščenca za preventivo