Hramba prošenj kandidatov za zaposlitev
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 11.02.2019Številka: 0712-1/2019/294
Kategorije: Šolstvo, Rok hrambe OP
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem sprašujete, koliko časa se morajo v vzgojno-izobraževalni ustanovi po GDPR hraniti prošnje kandidatov za zaposlitev, ki jih le-ti pošiljajo pri prijavi na razpise za prosta delovna mesta.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
_____
| Člen 5 Splošne uredbe določa, da se osebni podatki v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Za daljše obdobje se lahko shranjujejo, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1), pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki („omejitev shranjevanja“). |
48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1) določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati, pri čemer četrti odstavek istega člena določa, da se določbe prejšnjih odstavkov uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Glede na vaše navedbe IP izpostavlja tudi 30. člen ZDR-1, ki ureja pravice neizbranega kandidata. Ta v tretjem odstavku določa, da je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela.
IP dodaja, da je decembra 2016 izdal smernice Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, v katerih je podal praktične napotke oziroma odgovore na največkrat zastavljena vprašanja (tudi odgovor na vaše vprašanje, str. 33), ki bodo delodajalcem kot upravljavcem zbirk osebnih podatkov v pomoč pri zagotavljanju zakonite obdelave osebnih podatkov, delavcem pa pri uresničevanju njihovih pravic. Ker se področna zakonodaja (ZDR-1) ni spremenila, so v smernicah opisani primeri obdelav osebnih podatkov še vedno aktualni. Smernice so objavljene na https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_ OP_v_delovnih_razmerjih.pdf.
Veliko odgovorov glede obdelave osebnih podatkov s strani delodajalcev lahko najdete tudi med mnenji IP, ki so objavljena na spletni strani https://www.ip-rs.si/vop/, področje »Delovna razmerja«.
V upanju, da ste dobili odgovor na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka