Ugotavljanje dejanskega bivanja

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede ugotavljanja dejanskega bivanja stranke, ki je vezano na pridobitev pravic iz javnih sredstev. Navajate, da stranka trdi, da biva v Sloveniji, obstaja pa močan sum, da ne. Pojasnjujete, da sum izhaja iz dejstva, da so vodeni postopki tudi v Zdravstvenem domu (v okviru zaščite otroka), kjer ste pridobili neuradno informacijo, da družina ne biva v Sloveniji. Zanima vas, ali ima CSD pravno podlago, da pridobi od njih podatek, kje družina dejansko biva, saj so do tega podatka prišli v okviru njihovega postopka. Izpostavljate, da je podatek zelo pomemben, saj gre lahko za izigravanje pravic iz javnih sredstev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uvodoma pojasnjujemo, da lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja le v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. Prav tako izven posameznega inšpekcijskega postopka ne sme preverjati primernosti izbrane pravne podlage, namenov in obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP v okviru mnenja tudi ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in konkretne podatke izpolnjeni zakonski pogoji za posredovanje oziroma pridobivanje le-teh. To je namreč naloga upravljavca. IP zato na vaše vprašanje v tem mnenju ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila. Prav tako IP v skladu s prakso Ustavnega sodišča RS ni pristojen posegati v vodenje uradnih postopkov, za vodenje katerih so pristojni drugi organi.

Posredovanje oziroma pridobivanje osebnih podatkov posameznika (podatka o dejanskem bivališču) pomeni skladno s členom 4(2) Splošne uredbe obdelavo osebnih podatkov. Za vsako obdelavo osebnih podatkov pa je treba imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Pravne podlage so za običajne osebne podatke določene v členu 6(1) Splošne uredbe in za javni sektor (kamor sodijo tako zdravstveni domovi kot tudi CSD) je to v skladu s še veljavnim prvim odstavkom 9. člena ZVOP-1 načeloma zakon.

CSD pri izvajanju javnih pooblastil postopa po Zakonu o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13, v nadaljevanju ZUP). Kot organ, ki vodi upravni postopek, je CSD dolžan v skladu z načelom proste presoje dokazov (10. člen ZUP) sam presoditi, kateri podatki so relevantni in jih potrebuje za odločanje v konkretni upravni zadevi. Skladno s prvim odstavkom 139. člena ZUP lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena, po drugem odstavku istega člena pa po uradni dolžnosti odredi izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve.

Na podlagi 34.a člena ZUP so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve. Na podlagi navedene določbe bi lahko CSD od drugih upravljavcev (načeloma tudi od zdravstvenega doma) za namen odločanja o pravicah iz javnih sredstev v upravnem postopku obrazloženo zahteval podatek o dejanskem bivališču posameznika, seveda pod pogojem, da bi bil ta podatek potreben in relevanten za presojo upravičenosti do javnih sredstev v konkretni zadevi. IP ni pristojen tolmačiti ali ugotavljati dokazne vrednosti podatka o prebivališču zabeleženega v uradnih evidencah glede na podatke, ki jih morda organ zakonito pridobi iz drugih virov. CSD lahko upoštevajoč načelo najmanjšega obsega podatkov (člen 5(1)(c) Splošne uredbe) namreč pridobiva zgolj tiste podatke, ki jih potrebuje za odločitev, če gre torej za utemeljen razlog za pridobitev podatkov. Takšna presoja pa je primarna odgovornost CSD. IP na tem mestu ponovno izpostavlja, da ne more in ne sme ocenjevati, katere osebne podatke CSD potrebuje za odločanje v konkretnih upravnih postopkih.

IP priporoča v branje tudi smernice, ki jih je pripravil glede najpogosteje zastavljenih vprašanj glede varstva osebnih podatkov na centrih za socialno delo, dostopne pa so na naslednji povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_CSD_julij2017.pdf.

Lep pozdrav,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov