Čas hrambe evidenčnih listov o samotestiranju zaposlenih

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) se vam najprej opravičuje za pozen odgovor na vaš dopis z dne 20. 9. 2021. Po pregledu dokumentarnega gradiva, smo vaš dopis našli ter vam nanj spodaj podajamo kratko mnenje, v zvezi s tem, koliko časa se lahko hranijo evidenčni listi o samotestiranju zaposlenih. Pojasnjujete nam, da se nagibate k določitvi roka 1 mesec zaradi morebitnih inšpekcijskih nadzorov.

***

IP najprej pojasnjuje, da vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma vas v zvezi z ustreznim časom hrambe evidenčnih listov o samotestiranju zaposlenih IP napotujemo na že objavljene smernice  o preverjanju PCT pogojev (za delodajalce),  kjer lahko najdete odgovor na vaše vprašanje (v odgovoru na vprašanje št. 5): https://www.ip-rs.si/novice/smernice-o-preverjanju-pct-pogojev ter na smernice glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih (poglavje 7): https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf

IP je v zgornjih smernicah pojasnil, da je ustrezen rok hrambe tovrstnih evidenčnih listov odvisen predvsem od tega, dokler je njihova hramba nujno potrebna za namen njihovega zbiranja. Primeren rok hrambe teh podatkov v delovnih razmerjih je lahko do 2 leti.

Glede na številne vsakodnevne spremembe predpisov v zvezi z ukrepi za zamejevanje širjenja virusa COVID-19 pa IP še dodatno opozarja, da so bile zgornje mnenje in smernice pripravljene glede na predpise, ki so veljali v času priprave mnenja. Vsak zavezanec pa je dolžan sproti preverjati konkretne obveznosti, ki veljajo zanj.

Za konkretna navodila glede izvajanja veljavnih predpisov pa predlagamo, da se obrnete na Ministrstvo za zdravje oz. na Vlado RS, saj IP ni pristojen za nadzor izvajanja predpisov, ki zahtevajo preverjanje pogojev PCT.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka