prosilec - ZD Trebnje

POVZETEK:

V obravnavni zadevi je prosilec zahteval informacije v zvezi z naročilom in pogodbo za izvajanje naročanja v laboratoriju, ki se pri organu opravlja od 1. 6. 2020. Organ je zahtevi ugodil, razen v delu, v katerem z informacijami ne razpolaga. V pritožbenem postopku je prosilec oporekal, da mu organ neupravičeno ne posreduje zahtevanih informacij, kar pomeni, da je bilo sporno  vprašanje, ali je organ odločil o vseh zahtevanih dokumentih. Ker je treba v postopku ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo, je IP pozval organ, da posreduje pojasnilo in dokumente, ki so predmet zahteve. Obširen odgovor organa je IP posredoval v izjasnitev prosilcu, ki je vztrajal, da ni prejel vsega, kar je zahteval in podal obširen odgovor.  IP je ponovno pozval organ, da se izreče glede dodatnih navedb prosilca. IP je nadalje ugotovil, da je na podlagi vseh navedb prosilca in organa dejansko stanje razjasnjeno do te mere, da ni dvoma, da je organ prosilcu posredoval vse zahtevane informacije, s katerimi razpolaga in so bile predmet zahteve. Po oceni IP je organ v okviru pritožbenega postopka podal pojasnila in razlage, ki so ovrgle navedbe prosilca, da ni posredoval vseh zahtevanih informacij. Organ je v okviru izpodbijane odločbe ter z dodatnimi pojasnili in s posredovanjem dokumentov izkazal kooperativnost in interes, da prosilcu posreduje vse dokumente, ki jih je zahteval. IP zato ni imel razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da je prosilcu posredoval vse dokumente, za katere je, glede na »široko« postavljeno zahtevo, ugotovil, da ustrezajo zahtevi in da organ z njimi razpolaga. IP je pritožbo zavrnil. 
 

ODLOČBA:

Številka: 090-246/2023/17

Datum: 3. 10. 2023

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju: IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju: ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi (v nadaljevanju: prosilec), z dne 28. 7. 2023, zoper odločbo Zdravstvenega doma Trebnje, Goliev trg 3, 8210 Trebnje (v nadaljevanju: organ), št. 0900-142/2023 z dne 30. 6. 2023, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1.     Pritožba prosilca z dne 28. 7. 2023 se zavrne.

2.     Posebni stroški v postopku reševanja te pritožbe niso nastali. 

Obrazložitev:

Prosilec je z zahtevo z dne 30. 3. 2023 od organa zahteval, da mu na podlagi ZDIJZ posreduje informacije v zvezi z naročilom in pogodbo za izvajanje naročanja v laboratoriju, ki se opravlja od 1. 6. 2020, in sicer:

-       Podpisano pogodbo z izbranim izvajalcem

-       Preostali dve ponudbi, ki v postopku javnega naročila nista bili izbrani

-       Vso korespondenco med vsemi podjetji, ki so sodelovali v postopku predmetnega javnega naročila (s prilogami)

-       Vse izdane račune od dneva podpisa z izbranim izvajalcem do dneva prejema zahteva za dostop do IJZ

-       Zapisnik izbirnega postopka in dokument iz katerega je razvidna sestava izbirne komisije

-       Dokument, kjer so navedeni merila in pogoji za izbor izvajalca ter navedbo oseb, ki so dokument pripravile, revidirale in odobrile

-       Drugo dokumentacijo, ki bi nastala pri sklenitvi navedenega posla.

Prosilec je dne 10. 5. 2023 na organ naslovil ponovni poziv ter navedel, da vztraja pri svoji zahtevi z dne 30. 3. 2023, in jo v posameznih delih še natančneje specificiral:

-       Vse pogodbe v celoti veljavne na dan ali od dne 01.05.2020 z izvajalcem (Fin-Pro d.o.o.) ter druge pogodbe s podjetjem (Fin-Pro d.o.o.) v celoti

-       Vso korespondenco med naročnikom in ponudnikom storitve (Fin-Pro d.o.o.), ki se v Zdravstvenem domu Trebnje- laboratorij uporablja od dne 1. 6. 2020

-       Vso korespondenco med ostalimi podjetji, ki so sodelovali v postopku izbire

-       Vse izdane račune, ki jih je organ prejel od izvajalca (Fin-Pro d.o.o.) od 1. 4. 2020 do danes 

-       Zapisnik ali drug dokument izbirnega postopka in dokument iz katerega 'e razvidna sestava izbirne komisije

-       Dokument, kjer so navedeni merila in pogoj za izbor izvajalca ter navedbo oseb, ki so dokument pripravile, revidirale in odobrile

-       Vso ostalo dokumentacijo npr. zapise, preglednice stroškov materiala in dela, izračune, korespondenco znotraj institucije (npr. odobritve, če izbirne komisije ni bilo) in drugo dokumentacijo/korespondenco), pri čemer ni omejeno samo na predlagano.

Organ je odločil z odločbo št. 0900-142/2023 z dne 30. 6. 2023, s katero je v prvi točki izreka odločbe v zvezi z naročilom in pogodbo za izvajanje naročanja v laboratoriju zahtevi ugodil v delu, ki se nanaša na:

-           Podpisano pogodbo z izbranim izvajalcem,

-           Vso korespondenco med vsemi podjetji, ki so sodelovali v postopku predmetnega javnega razpisa (s prilogami),           

-           Vse izdane račune od dneva podpisa z izbranim izvajalcem do dneva prejema zahteve za dostop do IJZ,

-           Vse pogodbe v celoti veljavne na dan ali od dne 1. 5. 2020 z izvajalcem Fin-Pro d.o.o. ter druge pogodbe s Fin-Pro d.o.o. v celoti brez prikritih delov, ki zadevajo informacije javnega značaja,

-           Vso korespondenco med naročnikom in ponudnikom storitve Fin- Pro d.o.o., ki se v Zdravstvenem domu Trebnje uporablja od 1. 6. 2020,

-           Vse izdane račune, ki jih je ZD Trebnje od izvajalca prejel od 1. 4. 2020 do danes oziroma glede na datum ponovnega poziva do 21. 4. 2023.

V drugi točki izreka odločbe je organ zahtevo prosilca v preostalem delu zavrnil. Stroški niso nastali.

V obrazložitvi odločbe je organ povzel zahtevo prosilca in postopek pred izdajo odločbe (korespondenco s prosilcem in posredovanje dokumentov) ter poudaril, da je prosilec prejel vso zahtevano dokumentacijo, za katero je organ menil, da je prosilec do nje upravičen. Do preostale dokumentacije je organ zahtevo zavrnil, ker dokumentacija ne obstaja. Zaradi ponovnega poziva IP zaradi molka je organ izdal izpodbijano odločbo ter posebej navedel, da je prosilcu za naslednjo dokumentacijo:

-       Preostali dve ponudbi, ki v postopku javnega naročila nista bili izbrani,

-       Vso korespondenco med vsemi podjetji, ki so sodelovali v postopku predmetnega javnega razpisa (s prilogami),

-       Zapisnik izbirnega postopka in dokument iz katerega je razvidna sestava izbirne komisije,

-       Dokument, kjer so navedeni merila in pogoji za izbor izvajalca ter navedb oseb, ki so dokument pripravile, revidirale in odobrile,

-           Drugo dokumentacijo, ki bi nastala pri sklenitvi navedenega posla,

-           Vso korespondenco med ostalimi podjetji, ki so sodelovali v postopku izbire,

-           Zapisnik ali drug dokument izbirnega postopka in dokument, iz katerega je razvidna sestava izbirne komisije,

-           Dokument, kjer so navedeni merila in pogoji za izbor izvajalca ter navedb oseb, ki so dokument pripravile, revidirale in odobrile,

-           Vso ostalo dokumentacijo npr. zapise, preglednice stroškov materiala in dela, izračune, korespondenco znotraj institucije (npr. odobritve, če izbirne komisije ni bilo) in drugo dokumentacijo/korespondenco, pri čemer ni omejeno samo na predlagano,

zahtevo zavrnil iz razloga, ker dokumentacija ne obstaja. Organ je dodal, da kot je bilo že v preteklih dopisih prosilcu pojasnjeno, izbirnega postopka ni bilo, saj ni bilo primernih ponudnikov. Hkrati je bilo v dopisih pojasnjeno, da ni šlo za postopek, ki bi ga organ moral voditi po Zakonu o javnem naročanju in iz tega razloga dokumentacija ne obstaja. Vsa dokumentacija, v katero je prosilec zahteval vpogled in je organ ugotovil, da je zahteva upravičena, je bila prosilcu že posredovana z dopisi (ki so povzeti v izpodbijani odločbi).

Prosilec je vložil pritožbo z dne 28. 7. 2023, v kateri je povzel celotni postopek pred izdajo izpodbijane odločbe ter navedel, da organ kljub svoji pozitivni odločitvi ni posredoval dokumentacij, razen prilog z dopisom z dne 21. 4. 2023 ter nekaterih računov z dopisom z dne 6. 6. 2023. Prosilec je zato predlagal, da IP pritožbi ugodi in organu naloži posredovanje naslednjih dokumentov:

1.         Pogodbo z izbranim izvajalcem - kot je razvidno iz obrazložitev in nekaterih računov in zneskov le teh, je bilo teh pogodb (naročil) več, česar organ ni dostavil. Organ je dostavil samo eno podpisano pogodbo (januar 2021) in še to s prikritim bistvenim delom podatkov v 5. členu, čeprav gre za podatke o sklenjenem pravnem poslu. Zato bi moral posredovati vse pogodbe (z morebitnimi aneksi) veljavne od vključno 1. 5. 2020 in brez prikritih delov; da so pred pogodbo iz januarja 2021 obstajale tudi druge pogodbe, je jasno razvidno iz računov že iz leta 2020, ki se sklicujejo na »pogodbo«.

2.         Vso korespondenco (med katero sodijo tudi elektronska sporočila, zabeležke,  ..) med naročnikom in ponudnikom storitve (Fin-Pro d.o.o.), ki se v Zdravstvenem domu Trebnje-laboratorij uporablja od dne 1. 6. 2020. Da je potekala aktivna komunikacija, ki se je realizirala z različnimi naročili, je razvidno tudi iz izdanih računov, tako da s to dokumentacijo organ razpolaga (gl. Računi in Erar dokazila o prometu)

3.         Vso korespondenco z ostalimi podjetji, ki so sodelovali v postopku izbire; kot je razvidno iz odgovorov organa je ponudbe (opise, ...) pridobival od različnih podjetij, tako, da o tem gotovo obstaja pri zavezancu obširna dokumentacija, ki izpolnjuje vse zahteve po ZDIJZ Npr. samo glede meril in pogojev izbirnega postopka ter drugih ponudb je zavezanec v sami odločbi razložil, da na trgu ni obstajala nobena zadeva, ki bi obstajala v specifikacijah, ki jih je želel ZD Trebnje. Torej ne drži navedba, da ZD Trebnje ni imel izdelanih specifikacij; imel jih je, vendar jih ni posredoval. Prav tako ne drži navedba, da ni povpraševal po rešitvah in ponudbah različnih podjetij, saj je nekatera med njimi tudi sam navedel. Za to obstaja obširna dokumentacija, vendar je organ ni posredoval.

4.         Vse izdane račune, ki jih je ZD Trebnje od izvajalca prejel od 1. 4. 2020 do danes (tj do izdaje odločbe). Glede samih računov v izogib morebitnim napačnim interpretacijam je prosilec poudaril, da je npr. organ poslal račun izdan 1. 3. 2023, ni pa npr. poslal računa številka 91 ter računov 212, 277 in 329 (vse za leto 2023), da bi tako izpolnil svojo lastno odločbo. Tako ne drži, da je posredoval vso dokumentacijo. Da takšni računi obstajajo, je razvidno iz javno dostopnih evidenc. V povezavi s 1. alienejo se računi sklicujejo na podpisano pogodbo tudi v letu 2020 (npr. zneski v višini 488,00 Eur - gl. računi), zato bo moral organ pojasniti, kako je plačeval račune po pogodbi, ki je kot trdi sam nima. Prav tako bo moral pojasniti, katera pogodba je bila podlaga za izplačila računov z zneski 641,72 Eur (gl. računi) in jo predložiti. Ker se računi in plačila iz javno pravnih evidenc ne ujemajo, bo moral tudi pojasniti, kdo je odredil takšna plačevanja ter kateri račun je bil plačan na kateri dan. Prav tako bo moral zavezanec pojasniti, katero podlago je uporabil za plačilo računov npr. št. 464 znesek 1976,00 Eur izdan 23.09.2020 - delo po delovnem nalogu implementacija modula Čakalnica, če zanjo ni imel sklenjene pogodbe (je tako naročilo izvedel z naročilnico ali kako drugače, je to nekdo odobril? Kdo?); enako za račun številka 583 iz leta 2020 (146,40 Eur), za račun številka 44 iz leta 2021 (146,40 Eur) ter številke računa 668 iz leta 2022 (1159,00 Eur) Razširitev LIS - modul za beleženje odvzema. V povezavi s prejšnjimi alinejami, bo moral tako pojasniti, kako je potekala komunikacija za katere so bili izdani in plačani računi (gl. računi, Erar). Tako kdo je dela naročil in kako, kdo je podpisoval delovne naloge, naročilnice, kdo je odobril plačila, kdo je zavrnil račune in kdo je plačila izvedel ter na kateri podlagi, za vsak račun. Enako nejasni sta plačili za računa 100 in 212, oba iz leta 2022.

5.         Zapisnik ali drug dokument izbirnega postopka in dokument iz katerega je razvidna sestava izbirne komisije - organ ni posredoval; organ ne navede, kdo je opravil izbiro, prav tako pa ne posreduje nobenega naročila izvajalcu

6.         Dokument, kjer so navedeni merila in pogoji za izbor izvajalca ter navedbo oseb, ki so dokument pripravile, revidirale in odobrile - organ ni odgovoril, čeprav kot je že obrazloženo v 3 točki organ s takšnim dokumentom razpolaga.

7.         Vso ostalo dokumentacijo npr. zapise, preglednice stroškov materiala in dela, izračune, korespondenco znotraj institucije (npr. odobritve, če izbirne komisije ni bilo) in drugo dokumentacijo/korespondenco, pri čemer ni omejeno samo na predlagano. Organ z navedeno dokumentacijo razpolaga, kot je razvidno tudi iz računov in drugih dostopnih evidenc, saj kako bi sicer drugače dal naloge v izplačilo, poravnaval račune, če nihče ni odobril porabe javnih sredstev. Ne nazadnje morejo o porabi sredstev obstajati poročila ter načrti porabe sredstev. Obstaja seveda dvom, da ni dokumentacije o naročilih izvajalcem in nalogov (odobritev, potrditev) plačil, saj gre vendar za javna sredstva. Da so potekala dodatna usklajevanja, dokazuje tudi višji pogodbeni znesek, ki se je iz 488,00 Eur mesečno preko 544,12 Eur povišal na 668,00 Eur, zato tudi o tem delu obstaja zelo podrobna dokumentacija. Ker organ v izreku ni navedel, v katerem delu se dostop zavrne, prosilec vztraja pri vseh zahtevkih.

Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo ter je pritožbo prosilca s prilogami dne 11. 8. 2023 poslal v pristojno odločanje IP.

Pritožba ni utemeljena.

IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo tako preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka, in ali ni prekršen materialni zakon.

V obravnavanem primeru je sporno vprašanje, ali je organ odločil o vseh zahtevanih dokumentih.

Ker je treba v postopku ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo, je IP z dopisom z dne 22. 8. 2023, št. 090-246/2023/2, pozval organ, da posreduje pojasnilo in dokumente, ki so predmet zahteve, in sicer:

-       Prosilec v pritožbi navaja, da je prejel le eno pogodbo (januar 2021) s prekritimi podatki. Ker iz odločbe ne izhaja, da bi mu organ v tem delu omogočil delni dostop, je IP pozval organ, da navedeno pojasni in se opredeli do trditve prosilca, da mora obstajati pogodba iz leta 2020, ker obstajajo računi že iz leta 2020.

-       V izreku izpodbijane odločbe je organ ugodil dostopu do »vse korespondence med vsemi podjetji, ki so sodelovali v postopku predmetnega javnega razpisa«, zato je IP pozval organ, da se opredeli do navedenih dokumentov na način, da jih specificira ( npr. dopis z dne   št. , elektronsko sporočilo z dne, ura, ipd.). Prosilec poleg splošne zahteve za celotno komunikacijo z vsemi podjetji, posebej izpostavlja tudi komunikacijo s podjetjem Fin-Pro d.o.o., kar naj bi izhajalo iz predloženih računov.

-       IP je pozval organ:

o    da popiše vse račune (račun izdan s strani  z dne , ipd.) do katerih je prosilcu omogočil dostop in se opredeli do pritožbenih navedb, da prosilec ni prejel vseh računov (izpis iz aplikacije ERAR) in dokumentacije, ki je bila podlaga za izdane račune (npr. nalog, naročilnica, pogodba, ipd.),

o    da konkretno pojasni in navede informacije, do katerih je dostop zavrnil,

o    da pojasni izbirni postopek za izbor izvajalca in predloži dokumente, ki so ob tem nastali (npr. zapisnik, preglednice stroškov/materiala, izračuni, ipd.). Prosilec namreč zatrjuje, da mora obstajati izbirna komisija oziroma osebe, ki so dokumente pripravile, revidirale in posel (račune) odobrile, 

o    da pojasni, ali je prosilcu posredoval dokumente iz prve točke izreka izpodbijane odločbe, do katerih je ugodil dostop.

Organ je odgovoril z dopisom z dne 31. 8. 2023, prejet 4. 9. 2023, ki je bil v vednost poslan tudi prosilcu. Organ je posredoval dokumente in se podrobno opredelil do vseh pritožbenih navedb in poizvedb s strani IP, med drugim je poudaril, da je pri posredovani pogodbi, sklenjeni med Zdravstvenim domom Trebnje in FIN-PRO d.o.o., z dne 14. 1. 2021 v 5. členu prikril imena modulov/licenc obširnega informacijskega sistema, ki niso predmet postopka dotičnega zaprosila po informacijah javnega značaja (gre za module oziroma licence na drugih področjih, ne za modul/licenco »čakalna vrsta/čakalnica«, ki je predmet te zadeve), iz enakega razloga je prekril tudi te cene. Organ je pojasnil, da je pred to pogodbo že obstajalo pogodbeno razmerje med ZD Trebnje in FIN PRO d.o.o. za druge module, ki prav tako potrebujejo vzdrževanje in na tej osnovi so bili pred datumom 14/1-2023 izdani računi. Prva pogodba s FIN PRO je bila sklenjena 11. 3. 2015, vključene so bile storitve šestih modulov. Prosilcu prej omenjena pogodba ni bila posredovana, saj predmet zahteve po ZDIJZ, modul »čakalne vrste«, ni vključen v prej omenjeno pogodbo. Nabor modulov se v okviru veljavne pogodbe neprestano širi. Pred datumom 14/1-2021 je imel organ glede modula »čakalne vrste« le en račun in ta zadeva samo implementacijo modula »čakalne vrste«, pravni temelj pa ima v delovnem nalogu št. 00139, z dne 17/9-2020, in na tej podlagi izdani naročilnici. Organ je poudaril, da v ZD Trebnje od leta 2020 ne obstaja nobena druga pogodba, ki bi jo imel ZD Trebnje sklenjeno s FIN PRO d.o.o. ali katerim drugim poslovnim subjektom in bi se navezovala na modul »čakalna vrsta/čakalnica«, ki je predmet dotične zadeve. Ob tem je pojasnil, da računi izdani s strani podjetja FIN PRO d.o.o. dejansko res obstajajo že iz leta 2020, se pa ti navezujejo na druge zadeve, druge module (ne »čakalne vrste«), kot je že pojasnjeno. V izreku izpodbijane odločbe je bil ugoden dostop do »vse korespondence med vsemi podjetji, ki so sodelovali v postopku predmetnega javnega razpisa«. Organ je pojasnil, da javnega razpisa v predmetni zadevi ni bilo, saj v predmetni zadevi ZD Trebnje ni bil dolžan postopati po ZJN-3. Je pa ZD Trebnje komuniciral tudi preko elektronskih sporočil s podjetjem, ki je izvedlo implementacijo modula »čakalna vrsta/čakalnica« v ZD Trebnje, torej s podjetjem FIN PRO d.o.o.. Ta komunikacija se navezuje na tehnične zadeve reševanja implementacije in ne na izbirni postopek, zaradi česar elektronskih sporočil ZD Trebnje prosilcu ni poslal. V tem delu je bil prosilcu z dopisom 2023/472-MŠ, z dne 21. 4. 2023, poslan izpis elektronskega sporočila s strani vodje laboratorija, ki je bil naslovljen na elektronske naslove vseh zaposlenih, v petek, dne 29. 5. 2020, in ta se navezuje na izbiro podjetja FIN PRO d.o.o. ter obvestitev vseh zaposlenih v ZD, da se uvaja nov modul »čakalna vrsta« in da je navodila zaposlenim glede naročanja pacientov v laboratoriju. Ostale korespondence organ ni posredoval. Organ je v prilogi tega dopisa prosilcu posredoval še to komunikacijo, ki zadeva tehnično urejanje oziroma implementacijo modula »čakalna vrsta«, dotično korespondenco, in sicer gre za elektronsko korespondenco med FIN PRO d.o.o. in ZD Trebnje ZD Trebnje. Organ je nadalje vztrajal, da so bili prosilcu posredovani vsi računi, ki se nanašajo na podjetje FIN PRO. Podlaga za izstavitev računov je bila Pogodba sklenjena med Zdravstvenim domom Trebnje in FIN-PRO d.o.o., z dne 14. 1. 2021. Kot pogodbena stranka FIN PRO d.o.o. iz leta 2015 (osvežena pogodba 14.1.2021) je organ prostovoljno sodeloval v testni skupini. Zaradi udeležbe pri razvoju je organ prejel ustno ponudbo o sodelovanju z možnostjo implementacije po ceni s popustom. Brezplačno (testno) je ZD Trebnje uporabljal sistem (modul) L@bisČakalnica do 17. 9. 2020, ko se je (ustno) dogovoril, da je ZD Trebnje s sistemom »čakalna vrsta/čakalnica« zadovoljen in na dan 21. 9. 2020 podpisal in odobril delovni nalog št. 00139 z dne 17. 9. 2020 (ki ga je posredoval tudi prosilcu). Običajno delovne naloge za laboratorij po predhodnem dogovoru in pooblastilu s strani direktorice podpisuje vodja laboratorija, v tem primeru je delovni nalog podpisala direktorica ZD Trebnje, ker je bila vodja laboratorija odsotna. Organ je nadalje povzel dokumente do katerih je dostopu ugodil (in jih posredoval prosilcu) in posebej dokumente, da katerih je dostop zavrnil, ker z dokumenti ne razpolaga.

Dne 7. 9. 2023 z dopisom št. 090-246/2023/5 je IP pozval prosilca, da se opredeli do dodatnih obširnih navedb oz. pojasnil organa in dokumentov, ki jih je naknadno prejel ter sporoči, ali še vztraja pri pritožbi in v katerem delu, torej, da natančno pojasni, do katerih dokumentov, ki jih je zahteval, mu organ ni omogočil dostopa.

Prosilec je odgovoril z dopisom z dne 15. 9. 2023, prejet 20. 9. 2023, v katerem je povzel celotni postopek z zahtevo in med drugim ponovno izpostavil, da ni prejel vseh pogodb s podjetjem FIN-PRO d.o.o., niti celotne korespondence, vztraja, da obstajajo izdelane specifikacije (glede meril in pogojev izbirnega postopka ter drugih ponudb). Glede posredovanih računov je prosilec navedel, da je prejel račun, na katerem je navedeno, da je zavrnjen, iz javno dostopnih evidenc pa je razvidno, da je bil znesek plačan. Prav tako meni, da organ ni pojasnil glede določenih računov, na kakšni podlagi so bili plačani, kdo jih je odobril, kdo je naročil dela, itd. Prosilec vztraja pri dostopu do zapisnika ali drugega dokumenta izbirnega postopka, sestavo izbirne komisije, dokumenta z merili in pogoji za izbor izvajalca, vso ostalo dokumentacijo: zapise, preglednice stroškov materiala, izračune,… Da so potekala dodatna usklajevanja prosilec sklepa iz plačila višjega zneska, kot je pogodbeni (namesto 488 eur, povišan znesek; 544,12 eur in 668 eur,). 

Dne 21. 9. 2023 je IP ponovno pozval organ, da se izreče glede dodatnih navedb prosilca.

Dne 28. 9. 2023 je organ odgovoril, da je bila prosilcu z dopisom št. 2023/472 - MŠ, z dne 21. 4. 2023,

poslana Pogodba sklenjena med Zdravstvenim domom Trebnje in FIN- PRO d.o.o. s prikritimi deli. Glede na pritožbo prosilca in po ponovi preučitvi zadeve se je organ odločil, da posreduje predmetno pogodbo brez prikritih delov. Prosilcu je bila prav tako že posredovana pogodba, Vzdrževalna pogodba med FIN-PRO d.o.o. in ZD Trebnje z dne 11. 3. 2015. Organ vztraja, da drugih veljavnih pogodb, sklenjenih s FIN- PRO d.o.o. od dne 1. 5. 2020 do danes nima. Ob tem je še pojasnil, da je pri datumu iz dopisa št.2023/553-MŠ, z dne 31. 8. 2023, naredil pravopisno napako in se skliceval na Pogodbo med FIN-PRO d.o.o. in ZD Trebnje »z datumom 14. 1. 2023«, namesto »z datumom 14. 1. 2021«, kar je pravilno. Prišlo je torej do lapsusa. Pogodba s FIN-PRO d.o.o in ZD Trebnje z datumom 14. 1. 2023 ne obstaja. Pravna podlaga za variabilne zneske na računih izhaja iz 5. in 19. člena Pogodbe s FIN-PRO d.o.o in ZD Trebnje z dne 14. 1. 2021, kjer sta opredeljena fiksni in variabilni del storitev. Variabilni del se torej spreminja iz meseca v mesec, glede na izvedene storitve za posamični mesec (npr. glede na število SMS sporočil, glede na število pacientov za »čakalno vrsto«, glede na dodatne vzdrževalne ure itd.). Dodal je še, da po ZDIJZ ni dolžan razlagati načina plačila računov, vsebine računov, odobritev, itd. Vztraja, da je bila prosilcu poslana vsa korespondenca med FIN-PRO- d.o.o. in ZD Trebnje, razen naročilnica za implementacijo modula »čakalnica«, ki jo posreduje v prilogi. Ob tem je dodatno pojasnil, da je bila naročilnica FIN-PRO d.o.o. poslana po elektronski poti, s strani direktorice ZD Trebnje, ki več ni zaposlena v ZD Trebnje (od februarja 2022), zato so imeli otežen dostop s pridobitvijo le-te (strežnik se namreč po določenem času prazni). Naročilnico (ki je podpisan delovni nalog št.00139 z dne 17. 9. 2020) je organ poslal v prilogi in dodatno pojasnjuje, da je bila implementacija naročena s strani pristojne osebe, kar je razvidno iz podpisa naročilnice. Organ vztraja, da korespondence, ki bi se navezovala na modul »čakalna vrsta«, z drugimi podjetji ni in ne obstaja, ravno tako vztraja, da ni bilo izbirnega postopka, saj k temu po ZJN-3 organ ni bil zavezan. Prav tako vztraja, da je prosilcu poslal vse račune FIN-PRO d.o.o. od dne 1. 4. 2020 in se sklicuje na pojasnilo zgoraj, glede različnih zneskov računov ter dodaja, da račun št. 603 z dne 14. 11. 2022 (implementacija analizatorja Atellica VTi v LIS L@B-IS, znesek 1.464,00 EUR), za katerega prosilec navaja, da izjavno dostopnih evidenc izhaja, da je bil račun plačan, iz poslane dokumentacije ZD Trebnje pa, da je bil račun zavrnjen, pojasnjuje, da je organ račun zavrnil iz razloga, ker ga je v imenu ZD Trebnje plačal Simens Healthcare (donacija v sklopu nabave njihovega analizatorja za laboratorij). Gre za to, da se je moral analizator priključiti na laboratorijski sistem, ki ga v ZD Trebnje zagotavlja FIN-PRO d.o.o. in iz tega razloga, je ponudnik Simens Healthcare, v okviru njihove dobave analizatorja (popolnoma ločen pravni postopek, ločeno pogodbeno razmerje ZD Trebnje- Simens Healthcare, zagotovil tudi pokritje računa za izvedbo priklopa analizatorja na obstoječi laboratorijski sistem. Po predhodno opisanem principu je donacijo zagotovil tudi ponudnik Roche d.o.o. za svoj analizator. Organ vztraja, da ne obstaja zapisnik ali drug dokument izbirnega postopka iz katerega je razvidna sestava izbirne komisije, saj v tem postopku ZD Trebnje ni bil zavezan postopati po ZJN-3. Pojasnil je, da za to zadevo ni bila formirana nobena izbirna komisija, ni bilo formiranih meril za izbor ponudnikov, zato tudi dokumentacije v zvezi s tem nima. Vztraja, da ne obstaja dokument, kjer so navedena merila in pogoji za izbor izvajalca ter navedba oseb, ki so dokument pripravile, revidirale in odobrile, saj v tem postopku ZD Trebnje ni bil zavezan postopati po ZJN-3. Prav tako vztraja, da ni ostale dokumentacije, kot bi bili zapisi, preglednice, stroški materiala in dela, izračuni, korespondenca znotraj institucije in drugo, kar bi se navezovalo in kar ni bilo prosilcu predhodno že posredovano.

Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo. Prav tako v postopku po ZDIJZ organi niso dolžni pojasnjevati ali analizirati že obstoječe dokumente.

IP ugotavlja, da je na podlagi vseh navedb prosilca in organa dejansko stanje razjasnjeno do te mere, da ni dvoma, da je organ prosilcu posredoval vse zahtevane informacije, s katerimi razpolaga in so bile predmet zahteve. Organ se je izjasnil tako glede obstoja same pogodbe, sklenjene s FIN-PRO d.o.o., glede komunikacije in izdanih računov kakor tudi glede vprašanja izbirnega postopka, za katerega vztraja, da ga ni bilo, zato dokumenti, vezani na ta postopek, ne obstajajo. Prosilec je v pritožbi in nadaljnjih vlogah sicer izražal nestrinjanje z odločitvijo organa, vendar razen zahtev po pojasnilu in razlagi, ni navedel konkretnih dokumentov, do katerih naj bi mu organ zavrnil dostop. Ob tem je tudi navedel, da organ ni dovolj jasno in določno zapisal, s katerimi informacijami razpolaga oziroma ne razpolaga, s čimer se IP deloma strinja, vendar pa zaradi navedenega ni mogoče trditi, da prosilcu ni posredoval vseh zahtevanih informacij, s katerimi razpolaga. V okviru pritožbenega postopka je organ podal pojasnila in razlage, ki so ovrgle navedbe prosilca, da ni posredoval vseh zahtevanih informacij. Res je, da je organ prosilcu naknadno posredoval celotno pogodbo in naročilnico, vendar je navedene dokumente prosilcu že posredoval, razlika je le v obsegu informacij pri pogodbi in podpisu pri naročilnici. Poudariti je treba, da je postopek z zahtevo po ZDIJZ vezan na dostop do dokumentov, to pomeni, da je primarno na prosilcu, da vsebinsko opredeli zahtevane informacije do te mere, da jih lahko organ konkretizira.

IP ocenjuje, da je organ v okviru izpodbijane odločbe ter z dodatnimi pojasnili in s posredovanjem dokumentov izkazal kooperativnost in interes, da prosilcu posreduje vse dokumente, ki jih je zahteval. IP zato nima razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da je prosilcu posredoval vse dokumente, za katere je, glede na »široko« postavljeno zahtevo, ugotovil, da ustrezajo zahtevi in da organ z njimi razpolaga. Prosilec namreč v okviru pritožbenega postopka ni konkretno navedel, do katerega dokumenta, ki je bil predmet zahteve z dne 30. 3. 2023 in 10. 5. 2023, mu organ ni omogočil dostopa, zato IP v pritožbenem postopku ne more očitati organu, da ni posredoval vseh zahtevanih dokumentov. Če pa prosilec iz prejetih dokumentov, česar ne more razbrati ali razumeti, kar zatrjuje v pritožbi, pa slednje ne predstavlja utemeljenega pritožbenega razloga. Na pojasnila in razlage se namreč določbe ZDIJZ ne raztezajo, zato jih prosilec od organa na tej podlagi ne more zahtevati.

IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga še s katerimi drugimi dokumenti, kot tistimi, ki jih je prosilcu že posredoval. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Kot rečeno pa prosilec v pritožbi tudi ne navaja nobenih oprijemljivih dejstev, ki bi kazale na to, da organ razpolaga še s katerimi drugimi dokumenti (kot s tistimi, ki jih je organ že posredoval), vendar jih prosilcu ne želi posredovati. IP tako nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da z drugimi dokumenti, kot s tistimi, ki so bili prosilcu že posredovani, ne razpolaga, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ razpolaga še s katerimi drugimi dokumenti, vendar jih v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (2. odstavek 10. člena ZInfP).

Upoštevaje vse navedeno je IP zaključil, da je odločitev organa pravilna in zakonita, pritožba prosilca pa neutemeljena in jo je treba zavrniti, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZDIJZ.

V tem postopku posebni stroški niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur.l. RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami - ZUT-UPB3) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.

samostojna svetovalka Pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka